Es kommt Bewegung in die Logistik – 3 Quick Wins in der Materialwirtschaft

In der Revision bewegt man sich häufig im Finanzwesen und den kaufmännischen Prozessen Einkauf und Verkauf. Aber natürlich gibt es noch weitere Geschäftsprozesse, die es wert sind, betrachtet zu werden. Deswegen werfen wir diesmal einen Blick in die SAP Logistik und identifizieren die einfachsten revisorischen „Quick Wins“. Im Fokus stehen dabei die sogenannten Bewegungsarten im SAP MM Modul.

Was sind Bewegungsarten in SAP?

Bewegungsarten in der SAP Logistik charakterisieren verschiedene Geschäftsvorfälle im Bereich der Verwaltung von Waren und Materialen. Mit den Bewegungsarten unterscheidet man z.B. Wareneingänge, Warenausgänge, Umlagerungen zwischen Werken oder auch die Erfassung von Inventurdifferenzen. Eine Liste mit diversen Bewegungsarten befindet sich hier.

Wo findet man die Warenbewegungen in SAP?

So wie man Belegköpfe und Belegzeilen im Rechnungswesen in den Tabellen BKPF und BSEG findet, gibt es in der Materialwirtschaft Entsprechungen mit den Tabellen MKPF (Materialbeleg Kopf) und MSEG (Materialbeleg Segment / Zeile).

Um welche Bewegungsart es sich in einem Materialbeleg handelt, findet man in dem Datenfeld BWART in der Tabelle MSEG.

Wie wertet man in SAP aus, welche Bewegungsarten stattgefunden haben?

Zunächst ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die verwendeten Bewegungsarten zu verschaffen. Folgendes Query zählt, in wie vielen verschiedenen Materialbelegen die Bewegungsart verwendet wurden. Wenn Sie die SQL Queries auch an Ihrem SAP System ausprobieren wollen, dann nutzen Sie ganz einfach die Transaktion DBACOCKPIT und navigieren über Diagnose zu SQL-Editor:

SELECT MANDT, MJAHR, BWART, COUNT(DISTINCT MBLNR) NUMBER_DOCS
FROM MSEG
GROUP BY MANDT,MJAHR,BWART
ORDER BY MJAHR DESC, COUNT(DISTINCT MBLNR) DESC

Dabei ist MJAHR das Geschäftsjahr, BWART die Bewegungsart und NUMBER_DOCS die Anzahl der verschiedenen Materialbelege, in denen die Bewegungsart verwendet wurde. Beachten Sie, dass Materialbelege nicht direkt einem Buchungskreis zugeordnet sein müssen, da es sich nicht um Transaktionen des Rechnungswesens handelt.

Das Ergebnis des Queries könnte z.B. wie folgt aussehen:

Wie hier ersichtlich, bedeuten die Bewegungsarten folgendes:

• 601 = Warenausgang zur Lieferung
• 101 = Wareneingang zur Bestellung
• 261 = Warenausgang für einen Auftrag
• 633 = Warenausgang aus Kundenkonsignation (Versand)
• 641 = Warenausgang zu einer Umlagerungsbestellung (Versand)

Achten Sie bei einer solchen Auswertung insbesondere auch auf selten vorkommende Bewegungsarten, da diese Hinweise auf Abweichungen von Standardprozessen darstellen können.

Drei „empfindliche“ Materialbewegungen

Nachdem man sich einen Überblick über die verwendeten Bewegungsarten verschafft hat, sollte man sich ansehen, ob es bestimmte kritische Bewegungsarten gab und wenn es diese gab, was genau passiert ist, d.h. man sollte dann die entsprechenden Materialbelege einzeln in Augenschein nehmen und den Geschäftsvorfall nachvollziehen:

Quickwin 1: Wareneingang ohne Bestellung

Die Bewegungsart „Wareneingang ohne Bestellung“ (501, 503, 505) offenbart die Brücke zwischen dem Einkaufsprozess und der Lagerwirtschaft. Der prozessuale Normalfall ist natürlich, dass für einen Wareneingang eine Bestellung existiert. Dies ist auch wichtig im Sinne des Internen Kontrollsystems (IKS), da nur ein Wareneingang mit den bestellten und benötigten Mengen abgeglichen werden kann, wenn es einen Bestellbezug gibt. Deshalb ist die Verwendung dieser Bewegungsart grds. als prozessual „schlecht“ zu bewerten. Finden Sie deshalb heraus, welche Wareneingänge ohne Bestellungen es in Ihrem SAP-System gab:

SELECT DISTINCT MSEG.MANDT,MJAHR,MBLNR,BWART,MSEG.MATNR,MAKTX
FROM MSEG
LEFT JOIN MAKT ON (MSEG.MANDT=MAKT.MANDT AND MSEG.MATNR=MAKT.MATNR AND MAKT.SPRAS='D')
WHERE MSEG.BWART IN ('501','503', '505')  ORDER BY MANDT,MJAHR,MBLNR

Dabei ist „MBLNR“ die Materialbelegnummer, „MATNR“ die Materialnummer und „MAKTX“ die Bezeichnung des Materials. Beachten Sie, dass Sie die Sprache der Materialbezeichnung umstellen können, wenn Sie die Bedingung MAKT.SPRAS=’D‘ ändern.

Quickwin 2: Verschrottungen

Immer interessant sind Materialverschrottungen, da hier mutmaßlich Werte vernichtet werden. Fordern Sie daher immer Gründe, warum etwas verschrottet wurde. Buchungen für Verschrottungen können auch genutzt werden, um Diebstahl zu verschleiern. Machen Sie sich deshalb auch stets mit dem Internen Kontrollsystem rund um Verschrottungsvorgänge vertraut. So finden Sie heraus, welche Verschrottungen in Ihrem SAP-System passiert sind:

SELECT DISTINCT MSEG.MANDT,MJAHR,MBLNR,BWART,MSEG.MATNR,MAKTX
FROM MSEG
LEFT JOIN MAKT ON (MSEG.MANDT=MAKT.MANDT AND MSEG.MATNR=MAKT.MATNR AND MAKT.SPRAS='D')
WHERE MSEG.BWART IN ('551','553','555') ORDER BY MANDT,MJAHR,MBLNR

Quickwin 3: Umbuchungen zwischen Material

In SAP sind Umbuchungen zwischen Materialien möglich. Dies ist z.B. dann notwendig, wenn ein Wareneingang (aus Versehen) auf das falsche Material gebucht wurde und man die Menge nun auf ein anderes Material umbuchen muss. Natürlich ermöglicht eine Umbuchung zwischen Materialien auch Möglichkeiten zur Verschleierung von Fehlverhalten. Z.B. könnte ein wertvolles Material gestohlen werden und die gestohlene Menge auf ein wenig wertvolles Material umgebucht werden.

Prüfen Sie deshalb solche Materialumbuchungen mit folgendes Query

SELECT DISTINCT MSEG.MANDT,MJAHR,MBLNR,BWART,MSEG.MATNR,MAKTX
FROM MSEG
LEFT JOIN MAKT ON (MSEG.MANDT=MAKT.MANDT AND MSEG.MATNR=MAKT.MATNR AND MAKT.SPRAS='D')
WHERE MSEG.BWART=309 ORDER BY MANDT,MJAHR,MBLNR

und gehen den entsprechenden Geschäftsvorfällen nach. Auffällig sind insbesondere Fälle, bei denen von einem hochwertigen auf ein wenig wertiges Material umgebucht wurde.

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