Doppelzahlungen passieren in Unternehmen immer wieder. Wir beschäftigen uns bei zapliance jetzt schon länger mit diesem Thema und haben so einiges über Doppelzahlungen gelernt. Insbesondere, welche Gründe es für Doppelzahlungen gibt und wie es dazu kommt. In diesem Blog Beitrag erklären wir deshalb 10 Konstellationen von Doppelzahlungen, die immer wieder vorkommen und die jeder Rechnungswesenprofi kennen sollte.
In der Vergangenheit haben wir schon oft über Doppelzahlungen berichtet. Vor allem, wie man sie aufspüren kann. So ging es in dem Blog Beitrag „Doppelzahlungen: I want my money back“ vor allem darum, wie man dem Phänomen auf die Spur kommt. Je nach Zählweise gehen wir in dem Artikel aber nur auf ca. 15 Indikationen ein, die Sie bei Doppelzahlungen nicht außer acht lassen sollten. Jedoch nutzen wir inzwischen über 400 Indikationen, um doppelt bezahlte Rechnungen effektiv mit zapCash zu finden. In diesem Beitrag wollen wir allerdings nicht auf weitere Indikationen eingehen, sondern eine weitere W-Frage stellen und wenden unseren Blick von dem „Wie?“ zum „Warum?“. Die Frage lautet demnach, was die Gründe für Doppelzahlungen sind und haben einmal 10 Gründe zu „stilisierten Fakten“ konsolidiert.
Best of Doppelzahlungs-Fails
Legen wir also direkt los. Hier sind die 10 Doppelzahlungs-Fails, die in der Praxis wirklich vorkommen:
Der prozessuale Ausbrecher
Eigentlich gibt es einen automatischen Rechnungsworkflow, der auch immer genutzt werden soll und der auch grundsätzlich effizient läuft. Aber immer wieder gibt es „Ausnahmerechnungen“, die anderweitig in die Buchhaltung gelangen und manuell nochmal eingebucht werden.
Der Währungsverdreher
Eine Rechnung wird doppelt eingebucht z.B. einmal im lokalen Accounting z.B. in Euro und dann nochmal zentral in US-Dollar.
Der doppelte Adressat
Besonders fies: eine Rechnung gelangt an zwei verschiedene Gesellschaften im Konzernverbund. Und in beiden Gesellschaften wird die Rechnung eingebucht. Das wird innerhalb der Gesellschaften dann schwerlich bemerkt.
Die logistische Verwirrung
Auch hier handelt es sich um verschiedene Prozessstränge, in die eine Rechnung versehentlich gleichzeitig gelangt. Einmal in der Rechnungseingangsbearbeitung bei Materialeingang und einmal über Umgehung des Umlaufvermögens direkt als Aufwand als Kosten gebucht.
Der Selbstaustrickser
Es gibt mit einem Lieferanten eine Einzugsermächtigung und der Lieferant holt sich sein Geld dadurch selbst. Natürlich kann man dem Lieferanten zuvorkommen und auch nochmal die Rechnung aktiv überweisen.
Der Doppelbesteller
Bestellungen beim Lieferanten gehören über Bestellungen in SAP abgewickelt. Manchmal muss es schnell gehen und es wird nochmal „manuell“ (z.B. per Telefon bestellt). Dann gibt’s natürlich auch zwei Rechnungen.
Die Stammdatenfaulheit
Bei kleineren Besorgungen lohnt sich die Anlage eines Lieferantenstammsatzes nicht. Dann wird die Rechnung auf ein Sammelkonto gebucht (Conto pro Diverse – CPD). Sammelkonnten sind unübersichtlich. Da kann es sein, dass dann dennoch ein Lieferantenstammsatz angelegt wird und die Rechnung dann eben auch darauf noch gebucht wird.
Die Stammdatenzwillinge
Bei vielen Lieferanten passiert es immer wieder, dass für einen Lieferanten zwei Stammsätze (=Kreditorenkonten) angelegt werden. Jetzt wird die Rechnung auf das eine Kreditorenkonto gebucht und dann später auf das „Dublettenkonto“ geguckt, wo dann diese Rechnung fehlt – merkwürdig. Dann wird die Rechnung eben aus Versehen nochmal auf das „Dublettenkonto“ gebucht.
Der schwache Alarm
SAP Systeme können bei der Eingabe einer Rechnungsreferenz einen „Alarm“ geben, dass diese schon Existiert. Häufig sind da aber nur kleine Warnungen, die mal schnell im Arbeitsalltag weggeklickt werden. Schon geht die doppelte Rechnung ins Accounting.
Dauerpower
Es gibt Verbindlichkeiten, die regelmäßig in gleicher höher wieder vorkommen. Dazu zählen z.B. Mieten, Pachten, Serviceverträge oder Abschläge. Wer glaubt, das kann man ja in SAP automatisieren, der hat recht, das muss aber nicht bedeuten, dass keine Fehler mehr passieren. Im Gegenteil: Eine Dauerbuchung passiert automatisch und ein User bucht aus Versehen die Miete nochmal manuell, weil er die Dauerbuchung als automatischen Prozess gar nicht mehr wahrnimmt.
Mit Hilfe von zapCash besteht die Möglichkeit, solche Fälle schnell in Ihren SAP-Daten zu finden. Bei unseren zahlreichen zap Cash Projekten haben wir diese 10 Fälle alle schon einmal gesehen.
Bekannte Phänomene? Stimmen Sie ab!
Machen Sie mit und teilen Sie uns mit, welche Konstellationen Sie selbst schon einmal erlebt haben. Die Ergebnisse werden wir zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlichen: Welche Fails haben Sie selbst schon einmal erlebt?
- Der prozessuale Ausbrecher
- Der Währungsverdreher
- Der doppelte Adressat
- Die logistische Verwirrung
- Der Selbstaustrickser
- Der Doppelbesteller
- Die Stammdatenfaulheit
- Die Stammdatenzwillinge
- Der schwache Alarm
- Dauerpower
Kennen Sie noch andere Doppelzahlungs-Fails? Dann schreiben Sie uns in den Kommentaren und lassen Ihre Kolleg*innen teilhaben.
