Was passiert eigentlich, wenn mit Hilfe von Datenanalysen ganz kuriose Geschichten zu Tage gefördert werden? – genau! Dann landen die in unserem Blog, sofern wir davon erfahren und die Zustimmung zur Veröffentlichung von den Betroffenen erhalten. Wir wären natürlich keine Prüfer, wenn wir das Ganze am Ende nicht auch fachlich würdigen. Aber lesen Sie einfach selbst!
Es war einer der Tage, an dem ein ganzer Tag im Kalender für einen Workshop geblockt war. Gut vorbereitet und hellwach vom Frühsport ging es also zum Mandanten. Allerdings weiß man nie so wirklich, was einen tatsächlich in einem Workshop erwartet, da wir vorab zu keinem Zeitpunkt Einsicht in die Daten der Mandanten haben. Entspannt auf dem Parkplatz angekommen und die Rezeption passiert, ging es in einen Konferenzraum. Die Präsentation an die Wand geworfen und schon konnte es nach einer Begrüßung losgehen. Nach einer Erklärung der Methodik von zap Audit ging es direkt in die Anwendung, um die Indikatoren zu besprechen, Auffälligkeiten auszumachen und klare Empfehlungen zu erarbeiten. Nach einigen Indikatoren fiel einer besonders ins Auge, der in regelmäßigen Abständen immer mal wieder auftaucht:
Anlagenabgang unter Buchwert
Gegliedert nach den Anlagenklassen war schnell ersichtlich, dass es sich um ein Profil mit der Bezeichnung Kfz handelte. Okay vielleicht doch einigermaßen unspektakulär? Kurze Abwägung: Fehlende Afa Abschreibungen (Kfz 6 Jahre) und Veräußerung kann es nicht sein, da mindestens ein weiterer Indikator aus dem Bereich Abschreibung angeschlagen hätte. Nach kurzem Nachfragen wurde versichert, dass Abschreibungen außerdem gepflegt seien und der Fall einen anderen Hintergrund hatte:
Die Prüferin war dem Fall bereits auf den Grund gegangen und hatte nach Rücksprache mit der zuständigen Abteilung eine plausible Erklärung, mit der zu dem Zeitpunkt keiner gerechnet hatte:
Das Kfz hatte ein Mitarbeiter im Zuge seiner Tätigkeiten als Firmenwagen mit privater Nutzung erhalten. Allerdings verrichtete dieser eine Nebentätigkeit als Jäger und hatte es sich nicht nehmen lassen Tierkadaver im Kofferraum zu transportieren. Aufgrund des entstandenen Gestanks der verwesenden Kadaver war bei anschließender Veräußerung des Kfz nicht mal mehr der Buchwert zu erhalten.
Haben Sie schon mal den Anlagenabgang geprüft?
Wenn es um die Prüfung der Anlagenbuchhaltung geht, dann denken die meisten von Ihnen wahrscheinlich an Themen wie Abschreibungen oder Stammdaten. Aber haben Sie schon einmal geprüft, ob in Ihrem Unternehmen Anlagen unter Buchwert abgegangen sind und welche Gründe es dafür gab?
Nein?
Dann wird es höchste Zeit, denn unter Umständen warten so einige Überraschungen auf Sie.
Die Grundlagen einer Prüfung
Betrachten wir zunächst die Definition des Buchwerts, so fällt auf, dass dieser sich aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, der Zuschreibung, sowie der Abschreibung nach dem folgenden Muster zusammensetzt:
| Anschaffungs- oder Herstellungskosten | |
| – | planmäßige Abschreibung |
| – | etwaige außerplanmäßige Abschreibungen |
| + | etwaige Zuschreibungen |
| = | Buchwert |
Anlagenabgang: Ob eine Anlage verkauft wurde oder nicht findet sich in der Tabelle „BSEG (Belegsegment)“ im Feld „ANBWA (Anlagen-Bewegungsart)“. Nach den folgenden Bewegungsarten sollten Sie z.B. über die Transaktion „SE16“ oder „SE16N“ filtern:
210, 200, 220, 201, 209, 211, 230, 250, 251, 259, 260, 261, 270, 275, 285, 286
Stellen Sie mit Hilfe der Bewegungsarten eine Liste mit allen abgegangenen Anlagen zusammen und lassen sich die entsprechenden Verkaufsbelege aus der zuständigen Abteilung geben. Der Verkaufspreis lässt sich zwar auch in SAP ermitteln, wird allerdings über diverse GuV Konten berechnet, da kein eigenes Feld dafür vorhanden ist. Dieser Umstand würde den Umfang eines Artikels weitaus sprengen. In zap Audit ist die volle Datenanalyse natürlich umgesetzt, sodass Sie noch gezielter in einer Prüfung nachhaken können. Dann benötigen Sie auch keine Verkaufsbelege aus der zuständigen Abteilung mehr. Sie wollen mehr über den Indikator in zap Audit erfahren? Dann kontaktieren Sie uns hier.
Ab- und Zuschreibung von Anlagen: Für die relevanten Datenfelder zur Analyse der Ab- und Zuschreibungen werfen wir einen Blick in die SAP Tabelle „ANLC (Anlagen-Wertfelder)“. Dort finden sich unter anderem die kumulierten Anschaffungs- und Produktionskosten im Feld „KANSW“, aber auch die kumulierte ordentliche Abschreibung in „KNAFA“, kumulierte ungeplante Abschreibungen „KAAFA“ oder kumulierte Sonderabschreibungen „KSAFA“.
Prüfung: Nehmen Sie die Liste der abgegangenen Anlagen und ziehen Sie die genannten Felder aus der „ANLC“ zu Rate, bewerten Sie kritisch, ob eine Anlage unter Buchwert verkauft wurde und klären Sie die entsprechenden Fälle mit der Fachabteilung.
