Continuous Control Monitoring

Kontrollen kontinuierlich automatisieren.

Manuelle Interne Kontrollsysteme halten dem digitalen Wandel nicht stand.

Geschäftsprozesse in SAP sind komplex und werden durch die digitale Transformation kontinuierlich angepasst. Durch fehlende Anpassung und Automatisierung der manuellen internen Kontrollen, entsteht ein hoher Kontrollaufwand ohne signifikante Risikominimierung.

Insbesondere bei Anwendung gesetzlicher Anforderungen wie des Sarbanes Oxley Act (SOX) oder des Financial Instruments and Exchange Act (J-SOX), wird viel Zeit für den Nachweis der Kontrollaktivitäten und Kontrolltests aufgewendet und die eigentliche Risikominimierung gerät in den Hintergrund. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Datenanalysen verpflichtender Bestandteil des IKS werden.

 

 

Interne Kontrollen nerven und halten vom Geschäftsbetrieb ab.

Dieser Eindruck entsteht, wenn interne Kontrollen sich vom Geschäftsprozess entkoppelt haben und die Dokumentation wichtiger als die Kontrolle geworden ist. 

Selbst bei Nutzung von Datenanalysen oder Plattformen im IKS, sind die Fachanwendenden genervt, wenn Sie von „Red Flags“ überschüttet werden und diese dann außerhalb Ihrer gewohnten Umgebung auf einer unbekannten Plattform dokumentieren müssen. 

Fehlen Datenanalysten oder sind diese nur wenig begeistert von internen Kontrollsystemen, kann die Zusammenarbeit sehr schnell zur Herausforderung werden und ist meist von kurzer Dauer.

Continuous Control Monitoring digitalisiert kontinuierlich SAP basierte Kontrollen und passt diese auf die veränderten Prozesse an.

Jedes Jahr ein Stück besser.

Effizienz schafft Akzeptanz: Die Lösung stellt dich als Fachanwender*in in den Mittelpunkt und zeigt dir die Kontrollindikationen in Microsoft Teams zur direkten Bearbeitung.

Du benötigst zu keiner Zeit Datenanalyst*innen, denn wir entwickeln die Continuous Control Monitoring Apps maßgeschneidert für dich. Unsere Software zapContinuous organisiert das Datenmanagement, führt die Apps aus und verteilt die Ergebnisse gemäß deiner Vorgaben in Microsoft Teams. 

Wir wissen: Prozesse verändern sich. Darum vermessen wir 1x jährlich vollautomatisch deine Prozesse mit zapAudit, passen die Apps für dich an und entwickeln gemeinsam Neue. Dabei ist unser Ziel, jedes Jahr ein Stück besser zu werden.

Anwendungsfälle

Vielseitige und schnelle Anwendung

Dein individuelles IKS

Individualisiert, kontinuierlich, smart.

Unsere CCM-Lösung hat eine durchdachte Methode: Bei der Umsetzung sind wir flexibel, starten aber immer mit Phase 1. 

Was selbstverständlich ist: Unser Customer Success Team betreut dich kontinuierlich. Mit Vertragsabschluss erhältst du eine*n persönliche*n Customer Success Specialist. Zusammen definiert ihr zunächst deine Ziele, um eine kontinuierliche Unterstützung bei der Umsetzung und den alltäglichen Herausforderungen gewährleisten zu können.

 

Phase 1 - Opportunity Assessment

Wir bestimmen den Status Quo der Organisation mit zapAudit. Vollautomatisiert und so standardisiert, dass die Ergebnisse innerhalb der Organisation verglichen und kontinuierlich beurteilt werden können. 

Im CCM-Workshop erarbeiten die Fachabteilung, die SAP-Applikationsbetreuenden, die Compliance Abteilung und wir gemeinsam die Top 5-10 Kontrollen mit dem höchsten Automatisierungspotenzial. Die Basis ist das zapAudit Benchmarking, das aktuelle IKS und unsere gemeinsame Erfahrung. 

Im Control Design Workshop definieren wir pro Kontrolle und Organisationseinheit den Datenscope, die Kontrollparameter sowie die Kontrollverantwortlichen. Je einfacher, desto besser.  

Phase 2 - Setup

Jede Kontrolle wird durch uns in einer Control Monitoring App umgesetzt und entsprechend des Control Design Workshops konfiguriert. Die App wird in zapContinuous hochgeladen und im Testsystem getestet. 

zapContinuous wird auf deinem Server entsprechend der Vorgaben installiert. zapContinuous benötigt einen lesenden Benutzer im SAP. Der in jeder App konfigurierte Datenscope extrahiert stufenweise per RFC die Daten und speichert diese auf dem Server.

zapContinuous untersucht die extrahierten Daten und spielt etwaige Auffälligkeiten in Microsoft Teams aus. Die Verbindung zu deinem Teams wird initial aufgesetzt und getestet. 

Phase 3 - Go-Live

Jede Control Monitoring App wird mit den Kontrollteams anhand von Testdaten geprüft. Die individuellen Dokumentationsanforderungen sind Bestandteil des Trainings.

zapContinuous extrahiert den initialen Datenabzug aus SAP und analysiert die Daten mit den Control Monitoring Apps. Auffälligkeiten werden in die Teamsgruppen gesendet und entsprechend des Control Designs durch die Verantwortlichen bearbeitet und dokumentiert. Die Daten werden von nun an im definierten Turnus stufenweise aus SAP abgezogen und analysiert.

Im ersten Jahr reviewen wir zusätzlich gemeinsam auf monatlicher Basis deine Erfahrungen und leiten weiteren Schulungs- oder Anpassungsbedarf der Control Monitoring Apps ab.

Phase 4 - Benchmark & Improve

Unser Ziel ist die stetige, kontinuierliche Verbesserung. 
Einmal im Jahr bestimmen wir den Status Quo der Organisation mit zapAudit. Vollautomatisiert und so standardisiert, dass die Ergebnisse innerhalb der Organisation verglichen und kontinuierlich beurteilt werden können. 

Im CCM-Workshop erarbeiten wir gemeinsam jährlich auf Basis des zapAudit Benchmarkings die notwendigen nächsten Schritte. Gab es Prozessveränderungen, die eine Anpassung der existierenden Control Monitoring Apps notwendig machen? Welche Top 5-10 Kontrollen haben nun das höchste Automatisierungspotenzial? 

Für jede neue und anzupassende Control Monitoring App definieren wir im Control Design Workshop pro Kontrolle und Organisationseinheit den Datenscope, die Kontrollparameter, sowie die Kontrollverantwortlichen.

Phase 5 - Roll-out

Phase 1-4 sind die Blaupause für jede neue Organisationseinheit. 

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Unser Team zeigt dir alle Features und beantwortet deine Fragen. Ganz persönlich und selbstverständlich unverbindlich.

Alexander Rühle

CEO

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