Die Untersuchung von ungewöhnlichen Buchungstexten ist eine Art Standardanalyse im Rahmen des Journal Entry Testings (JET). In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen zwei denkbare Analysen, um in SAP schnell einen Überblick über den Umgang mit Buchungstexten zu erhalten.
Was ungewöhnlich ist und was nicht, liegt häufig im Auge des Betrachters. Eine Objektivierung ist mitunter schwierig. Unser Vorschlag ist deshalb, zunächst zu untersuchen, ob im Rechnungswesen überhaupt ordentlich dokumentiert wird und Buchungen mit Texten versehen werden und erst im zweiten Schritt zu analysieren, ob konkrete ungewöhnliche Buchungstexte vorliegen. Also, legen wir los!
Buchungstexte oder nicht – das ist hier die Frage
Erstellen wir zunächst eine Übersicht darüber, ob Buchungstexte überhaupt verwendet werden oder nicht. Für die Analyse öffnen wir in der SAP GUI zunächst die Transaktion „DBACOCKPIT“. Unter dem Menüpunkt „Diagnose“ findet sich der „SQL-Editor“, den wir für die nachfolgende Auswertung verwenden. Das SQL Query für eine Gegenüberstellung von Buchungen mit und ohne Buchungstexten sieht dann wie folgt aus (SAP HANA proven):
SELECT MANDT, BUKRS, GJAHR, BLART, AWTYP, GRPID,
COUNT(CASE WHEN(BKTXT ='' OR TRIM(BKTXT)='') THEN BELNR ELSE null END) WITHOUT_TXT,
COUNT(CASE WHEN(BKTXT !='' OR TRIM(BKTXT)!='') THEN BELNR ELSE null END) WITH_TXT
FROM BKPF
WHERE GJAHR=2018 AND BUKRS='1000'
GROUP BY MANDT, BUKRS, GJAHR, BLART, AWTYP, GRPID
ORDER BY MANDT, BUKRS, GJAHR, BLART, AWTYP, GRPID, COUNT(*) DESC;
Ersetzen Sie das GJAHR und BUKRS mit Ihrem Untersuchungsgegenstand
Neben den Informationen zum Verhältnis fehlender zu vorhandener Texte (WITHOUT_TXT und WITH_TXT) finden sich in dem Query noch die Angaben zum Mandanten, Buchungskreis, Geschäftsjahr und Belegart, die soweit keine große Überraschung darstellen sollten. Allerdings haben wir die Felder „AWTYP“ (Referenzvorgang) und „GRPID“ (Name der Batch-Input-Mappe) mit aufgenommen. Der Referenzvorgang beschreibt aus welchem System der jeweilige Beleg / die Belegart stammt. Die Bezeichnung des Feldes „GRPID“ lässt bereits vermuten, warum wir das Feld mit in die Analyse aufgenommen haben. Falls dieses Feld einen Wert aufweist, dann wurde die Buchung automatisiert vom System durchgeführt und weißt auf eine systematische Problematik hin, sofern die Spalte „WITHOUT_TXT“ zusätzlich einen Wert aufzeigt.
Die Ergebnisse im Testsystem sahen folgendermaßen aus:
| MANDT | BUKRS | GJAHR | BLART | AWTYP | GRPID | WITHOUT_ TXT | WITH_ TXT |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 800 | 1000 | 2018 | AB | BKPF | 1 | 0 | |
| 800 | 1000 | 2018 | KZ | BKPF | 3 | 1 | |
| 800 | 1000 | 2018 | ML | MKPF | 20 | 0 | |
| 800 | 1000 | 2018 | SA | BKPF | 2 | 3 | |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
Zunächst ist bei dem Ergebnis auffällig, dass keine Buchungen über eine Batch-Input-Mappe vorgenommen wurden. Was Batch-Input-Mappen mit der Digitalisierung des Rechnungswesens zu tun hat, können Sie übrigens hier nachlesen.
Außerdem fällt in den Ergebnissen die grün markierte dritte Zeile besonders auf. Bei allen Belegen, die aus dem SAP MM System (Tabelle MKPF = Materialbeleg) in das SAP FI gespielt werden, fehlen die Buchungstexte. Das ist auf jeden Fall Grund genug einmal Rückfragen zu stellen.
Soweit so gut, allerdings ist das Risiko überschaubar. Doch wie sieht es eigentlich bei wirklich ungewöhnlichen Buchungstexten aus?
Die Grundlagen ungewöhnlicher Buchungstexte in SAP
Nun aber in die Details. Zunächst muss jedes Unternehmen für sich selbst festlegen, was ungewöhnliche Buchungstexte sind. Generell kann man aber sicherlich einige interessante Begriffe aus dem Steuerrecht entlehnen. Bestimmte Betriebsausgaben sind z.B. (steuerlich) nur beschränkt abziehbar. Buchungstexte, die auf solche Betriebsaufgaben hinweisen, könnte man zunächst näher untersuchen. Die genannten Betriebsausgaben finden sich in § 4 Abs. 5 EStG, hier einige Beispiele:
㤠4 Gewinnbegriff im Allgemeinen
[…] (5) 1 Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern:
- Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind. Satz 1 gilt nicht, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 35 Euro nicht übersteigen;
- Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, […]
[…]
- Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen; […]
[…]
- von einem Gericht oder einer Behörde im Geltungsbereich dieses Gesetzes oder von Organen der Europäischen Union festgesetzte Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder.“
Angeregt durch diese Vorschriften könnte eine Liste mit ungewöhnlichen Buchungstexten folgende Begrifflichkeiten enthalten:
- GESCHENK
- YACHT
- JACHT
- BEWIRTUNG
- JAGD
- FISCHER
- GELDBUßE
- GELDBUSSE
- VERWARN
- ORDNUNGSGELD
- STEUERSTRAFE
- STRAFE
- STORNO
- FEHLER
- ERROR
- SCHWARZGELD
- POLIZEI
Mit dieser Liste bewaffnet, können wir nun entsprechende Buchungen suchen. Um eine höhere Wahrscheinlichkeit auf einen Treffer zu haben, wird der Buchungstext erst in Großschreibung (UPPER(BKTXT)) umgewandelt, sodass die Groß/Kleinschreibung keinen Einfluss auf die Analyseergebnisse mehr hat:
SELECT MANDT, BUKRS, GJAHR, BELNR, BLART, AWTYP, GRPID, BKTXT, STBLG, XREVERSAL
FROM BKPF
WHERE UPPER(BKTXT) LIKE '% SCHWARZGELD%'
Neben den grundlegenden Feldern, wie BUKRS, GJAHR, BELNR, usw. haben wir zusätzlich die Felder „STBLG“ (Stornobeleg) und „XREVERSAL“ (Gibt an ob ein Beleg Stornobeleg oder stornierter Beleg ist) mit aufgenommen. So können Stornos, falls gewünscht, effizient ausgeschlossen werden. Kleiner Trick von den Datenanalyse Experten ;).
Aus Gründen der Vereinfachung wurde hier nur auf einen Begriff gefiltert, wobei Sie beliebig Wörter mit einem „OR“ und diesem Muster einfach hinten anfügen können (achten Sie dabei auch auf die Großschreibung):
OR UPPER(BKTXT) LIKE '% GESCHENK%'
Mein Testsystem offenbarte keine Ergebnisse. Fallen Ihnen noch Begriffe ein, die in der Liste auf keinen Fall fehlen sollten und ich nochmal prüfen sollte? Dann schreiben Sie doch einfach einen Kommentar.
