In dieser vierteiligen Serie geht es um die Analyse wirklich hoher Rechnungen. In einer Prüfung des Einkaufsprozesses wollen Sie schnell mit den risikobehafteten Transaktionen vetraut werden, denn: Große Rechnungsbeträge = große potenzielle Risiken. Ich zeige Ihnen in dieser Serie, was denn wissenschaftlich begründet überhaupt hohe Rechnungssummen sind und wie man diese Rechnungen erkennt. Mit diesem Hintergrundwissen können Sie sich auf die materiellsten und signifikantesten Geschäftsvorfälle konzentrieren. Das bedeutet für Sie: Mehr Effizienz im SAP Audit.
Teil I der Serie: „Eingangsrechnung mit hoher Rechnungssumme“
1. Darauf sollten Topmanager bei der SAP Rechnungsprüfung achten
2. Jetzt wird es ernst: Was sind wirklich hohe Rechnungsbeträge?
3. Anleitung zur Analyse hoher Rechnungssummen
4. Die zwei Grafiken zur Prüfung von Eingangsrechnungen
Welche Eingangsrechnung sollte meinen Fokus haben?
Egal ob im Rahmen eines SAP Audits, oder der operativen Prüfung von Eingangsrechnungen, Topmanager und Revisoren sollten sich die Frage stellen: Welches sind denn die „dicken Fische“, die man sich auf jeden Fall ansehen sollte? Wie kommt man an die ungewöhnlich hohen Eingangsrechnungen? Natürlich kann man einfach nach den Beträgen aller Eingangsrechnungen sortieren und erhält dann eine Liste mit den größten Rechnungen – aber: sind diese auch „ungewöhnlich“? Wie kann man denn „ungewöhnlich“ überhaupt definieren? Kann es auch Rechnungen mit eher „normalen“ Beträgen geben, die aber für den spezifischen Lieferanten „ungewöhnlich“ sind?
Lassen Sie uns diese Fragestellung strukturiert durchdenken! Ich erkläre Ihnen, wie ich es machen würde, um die Rechnungsprüfung in SAP sinnvoll zu analysieren. Nach dieser Serie wissen Sie:
- wie man eine ungewöhnlich hohe Eingangsrechnung wissenschaftlich fundiert definiert,
- wie man ungewöhnlich hohe Rechnungen lieferantenspezifisch identifiziert,
- und worauf man bei einer SAP Datenanalyse von ungewöhnlich hohen Rechnungen achten sollte.
Wie erkennt man ungewöhnlich hohe Eingangsrechnungen?
Zunächst sollte man nicht versuchen, ungewöhnlich hohe Eingangsrechnungen in der kompletten Grundgesamtheit aller Eingangsrechnungen zu suchen, sondern die Grundgesamtheit bezüglich eines bestimmten Kontextes aufzuteilen und dann in dem jeweiligen Kontext nach außergewöhnlich hohen Eingangsrechnungen suchen. Das naheliegende ist hier, die Grundgesamtheit nach den einzelnen Lieferanten aufzuteilen und dann nach außergewöhnlich hohen Rechnungen innerhalb der Lieferanten zu suchen. Der Grund dafür ist, dass man eher die Annahme treffen kann, dass die Wahrscheinlichkeitsverteilung der Rechnungssummen innerhalb eines Lieferanten stabiler ist, als wenn man die Rechnungen aller Lieferanten zusammen untersucht und somit die Verteilungen der Rechnungssummen aller Lieferanten miteinander vermischt.
Die Grundgesamtheit der Eingangsrechnungen wird also aufgeteilt nach den zugehörigen Lieferanten. Dieser Vorgang wird in der Statistik als Schichtung bezeichnet.
Innerhalb jeder (Lieferanten-)Schicht wird nun ausgewertet, welche Eingangsrechnungen „ungewöhnlich“ hoch sind. Aber was ist für „ungewöhnlich hoch“ ein verlässliches Kriterium?
Für die Beantwortung dieser Frage reicht es aus, einfache Grundbegriffe der deskriptiven Statistik zu bemühen. Wir fassen als „ungewöhnlich hoch“ auf, wenn eine Eingangsrechnung bzgl. ihrer Summe statistisch als Ausreißer nach oben angesehen werden kann.
In dem nächsten Beitrag dieser Serie erfahren Sie, wie Sie diese „Ausreißerrechnungen“ ermitteln können, um dann diesen Geschäftsvorfällen im Anschluss detaillierter nachzugehen.
