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Journal Entry Testing: Wer bucht gewinnt – oder: Wer hat wie viel geschafft?

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In diesem Blog Post widmen wir uns einmal wieder dem Journal Entry Testing. Ich zeige Ihnen, wie Sie in SAP mit SQL herausfinden, welcher SAP Nutzer wie viel gebucht hat, wie viel Stornos dabei vorkamen und in welcher Zeitspanne gebucht wurde. Damit gewinnen Sie einen guten Eindruck darüber, wie viele Fehler im Rechnungswesen gemacht wurden oder ob z.B. Belege verspätet nachgebucht wurden. Ein guter Einstieg in den Buchungsstoff!

In dem vorliegenden Blog Beitrag erstellen wir eine Statistik, die aufzeigt, welcher Nutzer wie viel gebucht hat und bekommen so einen Eindruck, wie viele Personen sich mit dem Rechnungswesen befassen und wie viel automatisch gebucht wurde.

Statistik: Anzahl Buchungen pro Erfasser

Schauen wir uns mal an, welche User die beflissensten Buchhalter waren. An dieser Stelle sei noch der vorsichtige Hinweis erlaubt, dass bei dieser Auswertung Aspekte des Betriebsrates beachtet werden sollten, denn die Auswertung könnte als Leistungskontrolle gewertet werden. Hier hat der Betriebsrat ein Wörtchen mitzureden, wie § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG festlegt:

„“§ 87 Mitbestimmungsrechte

(1) Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen:

6. Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen;
…“
Nichtsdestotrotz finden wir eine solche Auswertung als Standardauswertung im Bereich des Journal Entry Testings (so auch: Journal Entry Testing von Droste und Tritschler aus dem IDW Verlag).

Es geht gleich los mit einem passenden SQL Query. Sie können DIY-mäßig (Do it yourself) mitmachen, indem Sie in SAP die Transaktion „DBACOCKPIT“ aufrufen und über die „Diagnose“ zum „SQL-Editor“ navigieren. Alternativ kann auch das SAP HANA Studio verwendet werden. Die folgenden SQL Queries wurden bereits auf einer SAP HANA Datenbank getestet:

SELECT USNAM, USR02.USTYP, COUNT(*) DOCUMENTS, COUNT(CASE WHEN STBLG != '' THEN BELNR ELSE null END) REVERSED, ROUND(CAST(COUNT(*) AS INTEGER)/(SELECT COUNT(*) FROM BKPF WHERE BKPF.MANDT = '800' AND BKPF.BUKRS = '1000' AND GJAHR = 1997) * 100,2) PORTION, MIN(CPUDT), MAX(CPUDT)
FROM BKPF
LEFT JOIN USR02 ON (USR02.MANDT = BKPF.MANDT AND USR02.BNAME = BKPF.USNAM) WHERE BKPF.MANDT = '800' AND BKPF.BUKRS = '1000' AND GJAHR = 1997
GROUP BY USNAM, USTYP
ORDER BY COUNT(*) DESC

Ersetzen Sie MANDT=‘800‘ und BUKRS=‘1000‘ mit Ihrem Mandanten und Buchungskreis sowie GJAHR=1997 mit Ihrem zu untersuchenden Geschäftsjahr.

In meinem Testdatensatz kommt dabei folgendes heraus (Ausschnitt):

USNAMUSTYPDOCUMENTSREVERSEDPORTIONMIN
(CPUDT)
MAX (CPUDT)
USER_130B1.830025.921997040919970413
USER_90A1.565022.171997012219971219
USER_127B1.085015.371998091719980917
USER_131A721010.211997041719971222
USER_128B368145.211997011619971006
USER_149A32204.561998120919990514

Die Tabelle zeigt, welcher User (USNAM), wie viel (DOCUMENTS) gebucht hat. Dabei ist auch der Usertyp (USTYP) angegeben. Die Abkürzungen bedeuten:

  • A = Dialognutzer
  • B = Systemnutzer

„REVERSED“ gibt die Anzahl der darunter befindlichen stornierten Belege an (also Anzahl der stornierten Belege plus die Stornobelege).

„PORTION“ ist der prozentuale Anteil an allen Buchungen.

„MIN(CPUDT)“ das Erfassungsdatum des frühesten Belegs und „MAX(CPUDT)“ ist das Erfassungsdatum des spätesten Belegs des Nutzers.

Mit dieser einfachen Statistik können Sie nun folgende Fragen beantworten:

  1. Wie viele Buchungen sind automatisch passiert, wie viele manuell? Man kann das feststellen, indem man den Usertyp betrachtet. Systemuser (B) sprechen eher für automatische Buchungen, Dialoguser (A) für manuelle Buchungen. Hieraus lässt sich gewissermaßen der Automatisierungs- oder Digitalisierungsgrad der Buchhaltung ableiten.
  2. Wer hat wie viel gebucht? Das sieht man an der Gesamtanzahl der Belege pro Nutzer (DOCUMENTS) bzw. dem prozentualen Anteil (PORTION). Außerdem stehen die fleißigsten Nutzer oben in der Liste.
  3. Wie viele Fehlbuchungen sind passiert? Dies erkennt man leicht an der Anzahl der stornierten Belege (REVERSED) im Verhältnis zu der Gesamtanzahl der Belege des Nutzers (DOCUMENTS).
  4. Wurde verspätet nochmal in eine vergangene Periode gebucht? Dies sehen Sie in der Spalte MAX(CPUDT). Das Geschäftsjahr ist hier 1997. Man sieht aber, dass einige Nutzer spät in 1998 noch in das Geschäftsjahr 1997 gebucht haben. Hieraus können Sie Indikationen dafür ableiten, wie schnell der Jahresabschluss gefertigt wurde.

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