Im letzten Post wurden 5 kritische Funktionstrennungskonflikte vorgestellt. Beim Lesen dürfte dem einen oder anderen die Frage aufgekommen sein, wie viele potentielle Funktionstrennungskonflikte existieren und es nicht einen effizienteren Weg gibt Funktionstrennungskonflikte detektiv in SAP zu prüfen. Gerade die letzte Frage dürfte viele von Ihnen beschäftigen, sofern Sie den Schmerz der manuellen Auswertung am eigenen Leib erfahren haben und z.B. der Anleitung gefolgt sind.
Bevor wir allerdings zu der Anzahl an Funktionstrennungskonflikten kommen, möchte ich zunächst unser Vorgehen erläutern, damit ein gemeinsames Verständnis von der Analyse tatsächlicher Funktionstrennungskonflikte entsteht.
Process Mining ist in aller Munde
Sollten Sie Teilnehmer einer der vielzähligen Konferenzen sein, werden sie schnell bemerken, dass Process Mining zu einem brennenden Thema für die Revision geworden ist. Auch die SAP ist mit eingestiegen und vermarktet Celonis, die jüngst für viel Furore gesorgt haben, laut gruenderszene.de eine Expansion auf den amerikanischen Markt vollzogen haben und in den nächsten Jahren den Börsengang planen. Neben Celonis gibt es allerdings eine Vielzahl von Mitbewerbern am Markt, wie z.B. myInvenio, ProcessGold, Signavio, Fluxicon und viele mehr, die reine Process Mining Tools anbieten. Die genannten Lösungen beschränken sich allerdings auf die hypothesenfreie Visualisierung der Prozesse. Fachliche Fragestellungen müssen eigenständig definiert werden und nehmen sehr viel Zeit in Anspruch. Aus dem Grund haben wir 150 Prüfungsfragen an Ihre SAP Prozesse vordefiniert. Die detektive Erkennung von Funktionstrennungskonflikten ist dabei lediglich eine dieser Prüfungsfragen.
Was steckt eigentlich hinter Process Mining?
Process Mining beschreibt eine Methode, bei der Prozesse anhand von Event Logs rekonstruiert und visualisiert werden. Abstrakt gesprochen besteht ein Event Log aus einer Vielzahl von Ereignissen, die miteinander in Beziehung stehen. Die Star Trek Fans unter Ihnen werden sich vermutlich an das Logbuch der USS Enterprise zurück erinnern und so muss man sich das gewissermaßen auch vorstellen. Eine Datei mit chronologischen Ereignissen, die miteinander in Beziehung stehen und in einem Process Mining Tool hochgeladen werden können. Das ist ja einfach, werden Sie sich denken. Leider ist es das nicht. Weder gibt es die chronologische Reihenfolge der Ereignisse, noch stehen diese miteinander in Verbindung. In aller Regel liegen die Informationen verstreut, wie im Falle von SAP, über diverse Datenbanktabellen vor und müssen zunächst sehr aufwendig aggregiert werden. Genau an dieser Stelle werden die Vorzüge von zapliance das erste Mal deutlich. Der sehr hohe Automatisierungsgrad unterscheidet uns von den genannten Process Mining Tools. Dank des 3-jährigen Forschungsprojekts Virtual Accounting Worlds wissen wir, welche Tabellen für eine Analyse notwendig sind und können alle Prozesse, die im Finanzwesen zu einer Buchung geführt haben, vollständig und vollautomatisch rekonstruieren. Es gibt kein vorab definiertes Projekt, um die notwendigen Tabellen und Tabellenstrukturen zu ermitteln. Sie sind bereits vorhanden. Natürlich gibt es auch ganz klare Restriktionen. Automatisierbar ist nur das, was im Standard von SAP vorhanden ist. Ihre Sonderlocken, oder wie wir Ihre Z-Tabellen und Z-Spalten gern nennen, sind aufgrund der schlechten Generalisierbarkeit noch nicht automatisiert prüfbar. Wie bei jedem anderen Anbieter handelt es sich bei der Prüfung der Sonderlocken um Individualprojekte, die wir gerne mit Ihnen gemeinsam umsetzen.
Wenn zur Visualisierung der Prozesse noch fachliche Fragestellungen dazu kommen, die über die reine Optimierung von Prozessabläufen hinausgeht, dann entsteht schnell ein Riesen-Projekt, das Unsummen von Geld verschlingt und am Ende hoffentlich transparente Prozesse darstellt und erste Resultate weiterer Analysen liefert. Was wäre also, wenn die automatisierte Rekonstruktion aller Prozesse im Finanzwesen, ohne Installationen in ABAP und auf Knopfdruck ablaufen und mit den fachlichen Fragestellungen der Revision / dem Rechnungswesen zum Festpreis angereichert werden?
Dann nennen wir das Financial Process Mining.
Warum Financial Process Mining?
Der Fokus liegt auf der Rekonstruktion aller Prozesse, die im Finanzwesen von SAP zu einer Buchung geführt haben. Der zugrundeliegende Financial Process Mining Algorithmus findet alle Prozesse vollautomatisch in Ihrem SAP System, indem zusammengehörige Belege des Rechnungswesens nacheinander abgeschritten werden, bis der Prozess zu Ende ist.
Belege sind zusammengehörig, wenn ein Posten des Belegs von einem anderen Beleg ausgeglichen wird. So wird in SAP im Einkauf häufig der Wareneingang durch die Eingangsrechnung ausgeglichen und die Eingangsrechnung durch die dazugehörige Ausgangszahlung. Der Financial Process Mining Algorithmus springt in einem solchen Fall vom Beleg des Wareneingangs zur dazugehörigen Rechnung und dann zur dazugehörigen Zahlung. Diese drei Belege sind dann in einer sogenannten Sequenz. Alle gefundenen Sequenzen werden dann im Folgenden für die Analyse mit den Indikatoren benötigt. Für den Financial Process Mining Algorithmus sind somit die offenen Posten geführten Konten in SAP gewissermaßen der Ort, wo zusammengehörige Belege ihr „Rendezvous“ haben. Diese Art von Konten sind die „Drehscheiben“ einer prozessorientierten Sichtweise auf Ihr Rechnungswesen. Die ursprüngliche Funktionsweise des Financial Process Mining Algorithmus finden Sie in dem wissenschaftlichen Aufsatz von Prof. Dr. Gehrke: „Basic Principles of Financial Process Mining – A Journey through Financial Data in Accounting Information Systems„. Es werden jedoch nicht nur alle Belege Ihres Rechnungswesens in der Sequenz berücksichtigt, sondern darüber hinaus die folgenden Geschäftsvorfälle außerhalb des Rechnungswesens: Bestellanforderungen, Bestellungen, Aufträge, Lieferungen, Faktura im Vertrieb, Änderungsdokumente und Stammdatenänderungen. Alle Abläufe werden „End-to-End“ rekonstruiert.
Wie hilft das Financial Process Mining bei der Identifizierung von Funktionstrennungskonflikten?
Durch die Anreicherung der Sequenzen mit den Geschäftsvorfällen außerhalb des Rechnungswesens liegen alle relevanten Daten für eine Analyse der Funktionstrennungskonflikte vor. Die verwendeten Transaktionscodes finden sich ebenso in der Sequenz, wie die zusammenhängenden Belege. Welche Person hat sowohl den Wareneingang (SAP Transaktion „MB01“), als auch die Eingangsrechnung (SAP Transaktion „MR01“) gebucht? Antworten auf diese Fragen werden damit fast trivial. Ein Algorithmus geht einfach alle Sequenzen durch und prüft, ob es Personen gibt, die erwähnte Transaktionscodes innerhalb einer Sequenz / eines Prozessablaufs ausgeführt haben. Selbstverständlich lassen sich auf diesem Wege nicht alle False Positives eliminieren, da nachgelagerte Kontrollsysteme kein Bestandteil der Analyse sind, es grenzt sie allerdings sehr stark ein.
Wie viele Funktionstrennungskonflikte werden mit dem Vorgehen automatisiert analysiert?
Vier der 5 kritischen Funktionstrennungskonflikte aus dem letzten Blog Post waren aus dem Bereich Purchase-to-Pay / Einkauf und lediglich einer aus dem Bereich Order-to-Cash / Verkauf. All diejenigen, die dem manuellen Vorgehen nachgekommen sind, wissen wie zeitaufwendig und ineffizient alleine die Abfrage und anschließende Auswertung der genannten 5 Funktionstrennungskonflikte ist. Unter dem Einsatz des Financial Process Mining Algorithmus und der Automatisierung der Datenanalyse kann in deutlich kürzerer Zeit eine enorm viel höhere Anzahl von Konflikten analysiert werden.
Unser umfangreiches Regelwerk für die Analyse der Funktionstrennungskonflikte beinhaltet knapp 150 Konflikte. Ein Konflikt kennzeichnet sich durch die Kombination mindestens zweier Transaktionscodes, die nicht von einem einzigen User innerhalb einer Sequenz ausgeführt werden dürfen. Insgesamt werden ca. 53.000 verschiedene Kombinationen an Transaktionscodes durch den Algorithmus geprüft. Sofern der Mining Algorithmus die Prozessabläufe bereits rekonstruiert hat, dauert die vollständige Analyse der tatsächlichen Funktionstrennungskonflikte bei ca. 6.000.000 Belege in der BKPF (Belegkopf für Buchhaltung) und 15.000.000 Buchungszeilen in der BSEG (Belegsegment für Buchhaltung), je nach Ausstattung des Computers, zwischen 3 und 5 Minuten. Die beiden Tabellen sind der Dreh- und Angelpunkt in der SAP Finanzbuchhaltung und eignen sich daher als guter Maßstab für Analysen im SAP FI. Selbstverständlich analysiert das Regelwerk nicht nur die zwei Tabellen BKPF und BSEG, sie dienen lediglich als Verdeutlichung.
Geschäftsprozesse werden heutzutage größtenteils in ERP Systemen abgebildet. Damit werden Datenanalysen für den Revisor relevanter denn je. Stichprobenanalysen und Interviews sind Geschichte und die Digitalisierung ist in aller Munde.
Aber wie soll man das denn alles schaffen – fragen Sie sich? Und dann auch noch ohne oder mit wenig Erfahrung im Bereich Datenanalyse? Genau diese Aspekte haben wir uns zur Mission gemacht und zap Audit als out of the box Lösung entwickelt, die unabhängig von den Erfahrungen im Bereich Datenanalyse zur Anwendung kommen kann. Sprechen Sie uns hier einfach an.
