Man nennt Sie kurz CPD Konten, Sammelkonten für Einmalvorgänge, die keinem Kreditor oder Debitor namentlich zugeordnet sind. Revisoren mögen die CPD Konten meist nicht, denn wo sich viele Einmalvorgänge tummeln, kann man auch gut Rechnungen oder Vorgänge verstecken. Sie sollten verstehen, welches Risiko in der Verwendung von CPD Konten steckt und wie Sie dieses Risiko einschätzen können.
Teil 1 der Serie: „CPD Belege“
1. Conto pro Diverse – Der Schnellcheck fürs Rechnungswesen
2. Wie Sie in drei Schritten CPD Rechnungen in SAP ausfindig machen
3. Ein schonungsloser Blick hinter die Kulissen: Wie Sie CPD Belege in SAP analysieren
4. Haben Sie Conto pro Diverse Intensivnutzer?
Das Risiko von CPD Konten
Immer wenn keine längere Lieferantenbeziehung besteht und Rechnungsbeträge klein sind, bietet sich die Nutzung von CPD Konten an. In diesem Fall kann man sich die Arbeit für das Anlegen eines Kreditorenstammsatzes sparen. Allerdings ermöglicht dies dann auch, direkt in der Rechnung Bankverbindungen zu pflegen, statt diese Informationen aus dem Kreditorenstammsatz zu beziehen. Dies ermöglicht letztlich die Umgehung von Funktionstrennungen (z.B. sollte Rechnungserfassung und Bankdatenpflege von Kreditoren getrennt sein) und somit auch die Umgehung vereinbarter Prozesse.
Dieses Risiko sollten Sie möglichst klein halten.
Ich möchte Ihnen deshalb zeigen, wie man CPD Vorgänge mit Datenanalysen untersuchen kann. Nach dem Studium dieser Blog Serie sind Sie in der Lage:
- CPD Vorgänge in Ihren SAP Daten zu identifizieren und
- Hinweisen darauf nachzugehen, ob CPD (zu) häufig oder selten verwendet wird.
Warum werden CPD Konten verwendet?
Für das Rechnungswesen sind CPD Konten eine praktische Angelegenheit. Für Vorgänge mit einem Lieferanten, der nur einmal in Anspruch genommen wird, kann man einfach ein solches Sammelkonto nutzen und dann ist es auch nicht notwendig, einen neuen Lieferantenstammsatz anzulegen.
Allerdings sollten CPD Konten dann auch nur für Einmalvorgänge verwendet werden und nicht für wiederkehrende Geschäftsvorfälle. Hier verschwimmen oft Grenzen, denn es ist schwierig einzuschätzen, ob es sich um einen Einmalvorgang handelt oder ob man mit einem Geschäftspartner wiederholt Geschäfte machen wird. Zu oft werden CPD Rechnungen wohl verwendet, wenn:
- es für CPD Geschäftsvorfälle keine unternehmensinterne Richtlinie gibt, die aussagt in welchem Umfang und in welchen Fällen CPD Konten verwendet werden dürfen.
- die Mitarbeiter der Buchhaltung zu faul sind, Lieferantenstammdaten anzulegen und deshalb immer wieder einfach auf CPD-Konten buchen.
Wie verhindert man, dass CPD Konten verwendet werden?
In erster Linie sollte es organisatorisch geregelt werden, wie mit CPD Konten umgegangen wird. Hierfür sollte das Unternehmen eine interne Richtlinie erlassen. In solchen internen Richtlinien kann geregelt sein:
- Bis zu welchem Rechnungsbetrag ein CPD Konto verwendet werden darf.
- Wie oft verschiedene Rechnungen eines Lieferanten auf ein CPD Konto gebucht werden dürfen, bis ein eigenes Kreditorenkonto angelegt werden sollte. In der Praxis sind es häufig drei bis fünf Rechnungen.
Es gibt auch Firmen, die CPD Konten gänzlich untersagen.
Fragen Sie in Ihrem Unternehmen nach, ob es eine Rechnungswesen Richtlinie für die CPD Nutzung gibt.
CPD Vorgänge analysieren
Wie Sie vorgehen können, um die Nutzung von CPD Konten in SAP in Ihrem Unternehmen zu analysieren und somit eine Einschätzung vornehmen können, erfahren Sie im nächsten Teil dieser Blog Serie.
