Die 3 Schritte zur Aufdeckung von Doppelzahlungen in SAP

In diesem Blog Post möchte ich Ihnen erklären, wie man Doppelzahlungen im Buchungsstoff ausfindig machen kann. Wenn man auf der Suche nach Doppelzahlungen ist, wird man auf viele „False Positives“ stoßen. Es ist eine hohe Kunst, möglichst viele „False Positives“ zu erkennen und auszuschließen, um zu den tatsächlichen Doppelzahlungen vorzudringen. Denn die tatsächlichen Doppelzahlungen haben den Charakter wie Stecknadeln im Heuhaufen des Buchungsstoffs.

Teil 2 der Serie: „Doppelzahlungen entdecken“

1. Cashback: Wie sich die Revision mit Hilfe von Doppelzahlungen amortisiert
2. Die 3 Schritte zur Aufdeckung von Doppelzahlungen in SAP
3. SAP Doppelzahlungen: False Positives mit einer Nutzwertanalyse reduzieren
4. Wie Sie SAP Doppelzahlungen mit Hilfe des Internen Kontrollsystems verhindern

Wie erkennt man SAP Doppelzahlungen?

Doppelt bezahlte Rechnungen können wohl nie mit eindeutiger Sicherheit erkannt werden. Aber man kann nach Indikationen suchen, die auf Doppelzahlungen hinweisen. Sofern sich solche Indikationen bei einem Beleg häufen, ist eine doppelt bezahlte Rechnung umso wahrscheinlicher. Solche Indikationen können sein:

• gleiche Beträge in verschiedenen Belegen und
• gleiches Buchungsdatum und
• gleiches Belegdatum und
• gleiche Belegart und
• gleiches Rechnungswesenkonto und
• gleicher Lieferant und
• gleiche externe Rechnungsnummer

Natürlich gibt es keine Garantie, dass man auch bei vielen Übereinstimmungen tatsächlich sofort Doppelzahlungen findet. Die Erfahrung zeigt aber, dass man bei Untersuchung der relevanten Belege und Fokussierung auf höhere Rechnungsbeträge durchaus eine gute Chance hat, schnell mal ein paar Tausend Euro zu finden!

Wie kann man eine Doppelzahlungsanalyse in SAP durchführen?

Wenn Sie in Ihrem SAP Doppelzahlungen analysieren wollen, benötigen Sie die dafür notwendigen Datenstrukturen und Daten aus ihrem SAP System. Mit Hilfe der zapAudit Software werden die Daten aus Ihrem SAP System automatisch heruntergeladen.

Schritt 1: Belege mit gleichen Beträgen finden

Im ersten Schritt empfehle ich Ihnen, zunächst alle Belegzeilen von kreditorischen Rechnungen gegenüberzustellen, welche einen gleichen Betrag aufweisen. Die Grundlage bilden also zunächst Belegpärchen (In SAP Tabelle BKPF, Field BELNR), bei denen einzelne Buchungszeilen (Tabelle BSEG, Feld BUZEI) den gleichen Betrag aufweisen (Feld DMBTR). Dabei wird auf Buchungszeilen gefiltert, die kreditorisch gebucht wurden (Feld KOART=‘K‘) und die als Zahlung (Feld XZAHL=‘X‘) im Soll (Feld SHKZG=‘S‘) stehen. Dies sind dann die Buchungszeilen, die durch Zahlung eine Verbindlichkeit ausgeglichen haben.

Das Ergebnis kann dann wie folgt aussehen:

Jede Zeile enthält zwei verschiedene Belege (BELNR1 und BELNR2) mit den dazugehörigen Belegzeilen (BUZEI1 und BUZEI2), die den gleichen Betrag aufweisen (DMBTR). Man sieht an den Beträgen, dass derselbe Betrag stets doppelt auftaucht. Dies liegt daran, dass derselbe Beleg beim Belegpärchen einmal links und einmal rechts angelistet wird.

Sie können solche doppelten gleichen Beträge leicht mit einem SQL Statement herausbekommen. In meinem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie die 10 größten gleichen Beträge und Belege mit SQL herausfinden:

Diese Analyse liefert eine Vielzahl an False Positives. Daher haben wir von zapliance, mit dem Ziel Ihre SAP Prüfung noch effizienter zu gestalten, die Analyse verfeinert und in zapliance integriert. 

Schritt 2: Indikationen für Doppelzahlungen auswerten

Im nächsten Schritt werden den Belegpärchen die Indikationen hinzugefügt, die für eine Doppelzahlung sprechen. Im Folgenden werden dafür verwendet:

• gleiches Buchungsdatum
• gleiches Belegdatum
• gleiche Belegart
• gleiches Rechnungswesenkonto
• gleicher Lieferant
• gleiche externe Rechnungsnummer

Das Ergebnis einer solchen Auswertung sieht wie folgt aus:

Man sieht anhand der Beispielbelege sehr gut, welche Datenfelder über den Betrag hinaus noch gleich sind. Die Belege 1700000071 und 1500003696 aus der ersten Zeile z.B. scheinen insofern besonders interessant, weil viele Datenfelder gleich sind und auch der Betrag hoch ist!

Schritt 3: Häufigkeiten der doppelten Beträge hinzuziehen

Ein weiteres Hilfsmittel ist zusätzlich noch die Häufigkeit der angelisteten doppelten Beträge mit in die Analyse einzubeziehen. Bestimmte Beträge könnten z.B. aufgrund typischer Geschäftsvorfälle ehedem häufig vorkommen. Solche Beträge wären dann „nichts Besonderes“. So bekommen Sie in Ihrem SAP System mit einem SQL Statement heraus, welche Positionsbeträge wie häufig in verschiedenen Belegen vorkommen:

SELECT DMBTR,COUNT(DISTINCT BELNR) FROM BSEG WHERE DMBTR>0 GROUP BY DMBTR HAVING COUNT(DISTINCT BELNR)>1 ORDER BY COUNT(DISTINCT BELNR) DESC

Das Ergebnis kann dann wie folgt aussehen:

Deutlich zu erkennen ist, dass der Betrag 0.01 mit Abstand am häufigsten vorkommt. Es handelt sich hier z.B. um einen Differenzbetrag, der schon aufgrund des niedrigen Wertes ehedem uninteressant ist. Bei den folgenden Werten wäre zu untersuchen, ob es sich um „Standardbeträge“ im Rahmen von „Standardgeschäftsvorfällen“ handelt oder ob diese Werte für eine Doppelzahlung in Frage kommen. Meine Empfehlung ist, Beträge zu untersuchen, die hoch sind und selten auftreten.

In zap Audit haben wir eine Methode zur Analyse von Doppelzahlungen in SAP bereits integriert, sodass Sie keine Belegarten, Buchungsdaten oder ähnliches manuell nachgucken müssen. Außerdem ist unsere Analyse ausgereifter, mit Business Intelligence Methoden versehen und wird fortlaufend verbessert. Lassen Sie zap Audit alles automatisieren, dass sich automatisieren lässt und nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit, um das zu prüfen, was wirklich geprüft werden muss.

In den nächsten Blog Beiträgen zum Thema „Doppelzahlungen“ erfahren Sie, wie die Analyse noch zielgerichteter ausgebaut werden kann.