In dem letzten Blog Post wurde bereits analysiert, in welchen Monaten die zeitnahe Erfassung von Buchungen nicht mit der GoBD konform waren. Jetzt gehen wir nochmal einen Schritt weiter und prüfen, ob es bestimmte Geschäftsvorfälle, bzw. Belegarten gibt, die häufiger „liegen bleiben“ als andere.
Teil 4 der Serie: „Die zeitnahe Erfassung von Buchungen in SAP“
1. Was du heute kannst besorgen… zeitnahe Erfassung von Buchungen in SAP
2. Quick Guide: 3 Schritte zur Ermittlung von zeitnahen Erfassungen
3. Analyse der kontinuierlichen zeitnahen Erfassung von Buchungen
4. So bemerken Sie, welche Geschäftsvorfälle länger liegen bleiben
Während im letzten Post die Möglichkeit der Analyse über zap Audit demonstriert wurde, befasst sich dieser Artikel mit der manuellen Auswertung mit Hilfe der SAP GUI. Nicht nur die relevanten SAP Transaktionen werden Ihnen vorgestellt, sondern auch eine Möglichkeit zur Auswertung der Belegarten, die besonders häufig „liegen bleiben“.
Wie kann ich die zeitnahe Erfassung von Buchungen in SAP analysieren?
Zunächst werden Daten für die Analyse der zeitnahen Erfassung von Buchungen benötigt. Ausnahmsweise macht SAP einem die Analyse in diesem Zusammenhang einfacher als gedacht. Über die SAP Transaktion der „Allgemeine Tabellenanzeige“ oder auch bekannt unter den Kürzeln „SE16“, oder „SE16N“ besteht die Möglichkeit sich die relevanten Daten direkt ausgeben zu lassen. Für die Analyse werden das Buchungsdatum, Erfassungsdatum und die Belegart der SAP Tabelle Belegkopf „BKPF“ benötigt. Folglich geben wir die Tabelle BKPF im Feld Tabelle ein, drücken einmal „Enter“ und schon bekommen wir alle Feldnamen in SAP angezeigt. Damit wir mit dem Datenschutzbeauftragten nicht in Konflikt geraten, wählen wir mit den folgenden Ausnahmen alle Felder ab (Hinweis: Das Feld „Benutzername“ enthält denjenigen Benutzer, der einen entsprechenden Beleg in SAP erfasst hat und damit schutzwürdig ist):
Allerdings stoßen wir an dieser Stelle bereits an die ersten Grenzen. In dem oben gezeigten Screenshot sieht man die Begrenzung auf eine „Maximale Trefferzahl“ von 500.
Bedeutet: SAP zeigt lediglich 500 Belege in dem Report an, wobei davon unter Umständen kein einziger Beleg die vorgestellte Differenz der letzten Blog Posts von einem Buchungsmonat (30 Tage) plus der geforderten 10 Tage aus der GoBD aufweist. Das Erhöhen der Trefferzahl löst das Problem nur bedingt, da lediglich die Stichprobe für die Analyse größer wird und das Anzeigen, sowie anschließende Exportieren der Ergebnisliste eine gefühlte Ewigkeit in Anspruch nimmt.
Schlussfolgerung: Eine vollständige Analyse aller Belege mit Differenzen zwischen Buchungs- und Erfassungsdatum ist mit diesem Vorgehen NICHT MÖGLICH!
Warum zap Audit die Lösung des Problems ist?
Weil es speziell für die vollständige und umfangreiche Analyse Ihrer SAP Daten entwickelt wurde. Es werden keine Stichproben, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, analysiert, sondern die Gesamtheit Ihrer SAP Daten. Machen Sie heute noch Schluss mit Stichprobenanalysen und beginnen Sie heute die Digitalisierung der Revision mit zap Audit.
Und was ist mit der Stichprobenanalyse der Belegarten?
Natürlich ist an dieser Stelle nicht Schluss mit dem Blog Post. Auch wenn der Zahn einmal gezogen werden musste. Wenn Sie Geduld mitgebracht haben, dann erhöhen Sie die Trefferzahl. Um ein umfangreicheres Bild zu erhalten habe ich mich für 200.000 Belege entschieden. An dieser Stelle braucht es schon etwas Geduld, lässt sich aber noch ertragen. Probieren Sie mit diesem Wert gerne rum. Unter Umständen ist Ihr SAP System deutlich schneller und liefert mehr Ergebnisse in geringerer Zeit.
Mit einem Klick auf die Uhr (Online „F8“ ) zeigt SAP anschließend eine Liste sämtlicher Belegnummern, mit den relevanten Daten, um mit der Stichprobenanalyse der Belegarten fortzufahren. Für die nachfolgenden Schritte exportieren Sie die Liste als „Tabellenkalkulation“, um damit in Excel weiterarbeiten zu können:
Schritt 1 in Excel: Belege mit Differenz zwischen Buchungs- und Erfassungsdatum markieren
Die entstandene Liste muss anschließend eingegrenzt werden, da sie auch diejenigen Belege enthält, die keine Differenz von einem Buchungsmonat (30 Tage) und den geforderten 10 Tage Toleranz der GoBD aufweisen. Daher muss zunächst festgestellt werden, ob ein Beleg mehr als 40 Tage Differenz zwischen Buchungs- und Erfassungsdatum aufweist oder nicht. Dafür fügen wir eine weitere Spalte in dem Excel Export an („Differenz > 40 Tage“) und legen die folgende Formel für alle Zellen der Spalte dahinter:
=WENN(TAGE(H2;F2)>40; „JA“; „NEIN“)
Damit steht in jeder Zelle „JA“, wenn die Differenz zwischen Buchungs- und Erfassungsdatum größer als 40 Tage ist.
Schritt 2: PivotTable erstellen
Nachdem wir die Spalte erfolgreich hinzugefügt haben, erstellen wir eine PivotTable über die neue Tabelle. Mit der Differenz als Spalten, Belegart als Zeilen und Belegnummern als Werte. Damit erhalten wir eine schnelle Übersicht darüber, welche Belegarten mehr als 40 Tage „liegen bleiben“. Das Ergebnis meine PivotTable:
Falls Sie auf Abkürzungen von Belegarten stoßen, über deren Bedeutung Sie sich nicht mehr sicher sind, können Sie diese in der SAP Tabelle T003T z.B. über die SAP Transaktion „SE16N“ nachschauen.
Schritt 3: Professional Judgement
Nach der Datenanalyse liegt es nun einmal mehr an Ihnen. Wie interpretieren Sie die Daten und welche Auswirkungen kann die Analyse auf mein Unternehmen haben? Teilen Sie Ihre Meinungen gerne als Kommentar unter diesem Artikel.
In zap Audit haben wir eine Methode zur Analyse von zeitnahen Erfassungen bereits integriert, sodass Sie keine Belegarten, Buchungsdaten oder ähnliches manuell nachgucken müssen. Außerdem ist unsere Analyse ausgereifter, mit Business Intelligence Methoden versehen und wird fortlaufend verbessert. Lassen Sie zap Audit alles automatisieren, dass sich automatisieren lässt und nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit, um das zu prüfen, was wirklich geprüft werden muss. Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihr Projekt zu starten.
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