Mein Name ist Alexander Rühle, ich bin seit 2006 leidenschaftlicher Prüfer und mittlerweile schon 5 Jahre Geschäftsführer von zapliance.
Gerade gestern habe ich mich lange mit einem Revisoren-Kollegen über die derzeitige Lage und den Einfluss von Corona auf seine Arbeit unterhalten.
Es stellte sich heraus: Abgesehen von den gängigen Hygieneregeln hat sich auch für ihn der Arbeitsalltag wieder vollständig normalisiert.
So trifft er seit Wochen schon wieder einzelne Abteilungsleiter persönlich und kann auch die Auslandsgesellschaften besuchen, um vor Ort zu prüfen.
Alles in allem lasse sich nun wieder arbeiten wie vor dem Beginn der Corona-Pandemie.
Erst als ich ihn auf die Möglichkeit einer zweiten Corona-Welle und deren Konsequenzen ansprach, kam er ins Grübeln – darüber habe er sich bis jetzt keine Gedanken gemacht.
Er hofft einfach, dass es nicht noch einmal so weit wie Anfang des Jahres komme.
Und wenn man die derzeitige Lage betrachtet, könnte er damit auch recht haben. Aber was, wenn nicht?
Glück ist, was passiert, wenn Vorbereitung auf Gelegenheit trifft. (Lucius Annaeus Seneca)
In diesem Artikel möchte ich nun darüber sprechen, wie Revisoren für die erneute Verschärfung der Corona-Maßnahmen inklusive Reiseverbot planen können.
Denn mit der richtigen Planung können wir Revisoren dafür sorgen, auch in schwierigen Zeiten unentbehrlich zu sein und nicht in Kurzarbeit geschickt zu werden.
Die wichtigsten Punkte, die in dieser Planung vorkommen sollten, sind in meinen Augen das Nutzen der digitalen Möglichkeiten sowie die Netzwerkarbeit.
Aber auch die proaktive und frühzeitige Vorbereitung auf die wahrscheinlichsten Szenarien, die derzeit im Rahmen des Agile Auditings heiß diskutiert wird, ist ein dritter, wichtiger Punkt.
Denn sie unterstützt Revisoren dabei, sich auf die wahrscheinlichsten Szenarien vorzubereiten und diese nach einem flexiblen Plan anzugehen.
Corona hin oder her – die Revision wird sich weiter verändern.
Doch auch wenn es – und das sei zu hoffen – nicht zu einem Wiederaufflammen der Corona-Krise kommt, so sind die in diesem Artikel genannten Tipps trotzdem hoch relevant für Revisoren.
Denn zum einen sollten Revisoren auch ohne Krise versuchen, ihre Arbeit so früh wie möglich so weit wie möglich zu digitalisieren und somit für die Zukunft vorbereitet zu sein.
Spannend in diesem Zusammenhang ist übrigens die derzeitige Debatte über das „Neue Arbeiten“ bzw. „Arbeit 4.0“ – also darüber, ob Arbeitnehmer auch nach dem Ende der Corona-Krise weiterhin zu großen Teilen von zu Hause arbeiten können und sollen.
Dank Digitalisierung wäre das für uns Revisoren sogar möglich.
Zum anderen wird unabhängig von der Corona-Krise auch die Netzwerkarbeit und das proaktive Erarbeiten von Projekten in den nächsten Jahren massiv an Bedeutung gewinnen.
Der erste Punkt, der Revisoren auch bei einer erneuten Verschärfung der Corona-Maßnahmen in die Lage versetzt, nur mit kleinen Einschränkungen weiterzuarbeiten ist also die Digitalisierung.
Denn die Digitalisierung ermöglicht nicht nur die Zusammenarbeit mit anderen Menschen, ohne dass Treffen in persona stattfinden müssen.
Sie erlaubt es auch, standortunabhängig zu arbeiten – ein essentieller Vorteil für Revisoren, die ohnehin häufig an verschiedenen Firmenstandorten tätig sind.
Daher mein Tipp: Schauen Sie sich jetzt schon um, was es in diesem Bereich auf dem Markt gibt.
Alle kennen Office 365 & Co – aber wie sieht es mit Programmen aus, die auf Revisoren zugeschnitten sind?
Zu den bekanntesten Möglichkeiten gehören gängige Programme für die Videotelefonie wie Microsoft Teams.
Auch Plattformen, über die sich gemeinsam im gleichen Dokument arbeiten lässt – wie zum Beispiel Google Docs – erfreuen sich in Corona-Zeiten großer Beliebtheit.
Doch gerade in unserer Branche sind in den letzten Jahren auch eine Reihe von Programmen herausgekommen, mit denen wir unsere Arbeit immer besser digitalisieren können.
So berichtete mir zum Beispiel neulich ein Kunde, dass er durch die Einführung der Software zapCash in der Lage war, Revisoren in seinem Unternehmen vor der Kurzarbeit zu bewahren.
Kurz zur Erläuterung: zapCash ist eine Software, die wir bei zapliance entwickelt haben, um Firmen zu helfen, Doppelzahlungen in ihren SAP-Daten zu finden.
Dabei wird sowohl auf potenzielle Doppelzahlungen, als auch auf Doppelzahlungen, die bereits in der Vergangenheit stattgefunden haben geprüft.
Eine gute Möglichkeit also für Revisoren, auch in der Krise aus dem Home Office heraus Sparpotenzial für ihren Arbeitgeber aufzuzeigen – und im Vergleich zu anderen revisorischen Maßnahmen besonders schnell finanzielle Erfolge zu verbuchen.
Beziehungsarbeit findet nicht nur zu Hause statt – sondern auch im Büro.
Ein weiterer Punkt, an dem Revisoren jetzt ansetzen sollten ist die Netzwerkarbeit.
Dies liegt zum einen daran, dass gute Beziehungen zu den Fachabteilungen in der Zukunft sowieso an Bedeutung gewinnen werden, da die wachsende Menge an verfügbaren Daten nur mit Hilfe der Fachabteilungen angemessen ausgewertet bzw. genutzt werden kann (mehr Infos darüber in meinem Dachartikel über die Zukunft der Revision).
Doch in der jetzigen Situation hat die Netzwerkarbeit einen weiteren Vorteil:
So ist ein guter Kontakt zu den Fachabteilungen der Schlüssel dafür, deren Bedürfnisse zu verstehen und Themen, Risiken sowie Chancen für weitere Projekte auszumachen.
Kurzum: Um sich als Revisor unersetzbar zu machen.
Denn nur wenn eine gute, vertrauensvolle Beziehung zu den Fachabteilungen besteht, werden diese sich gegenüber uns Revisoren hinsichtlich eigener Schwächen oder Problemen mitteilen.
Stellen wir uns zum Beispiel vor, der Leiter der Marketingabteilung merkt, dass er den Überblick über die verschiedenen Produktionsstätten von Katalogen im In- und Ausland verliert.
Gleichzeitig hat er das Gefühl, dass für diese Posten überdurchschnittlich viel Geld ausgegeben wird.
Was denken Sie – würde dieser Marketingverantwortliche einem Revisor seine Sorge mitteilen, wenn er diesem nur zweimal kurz auf dem Gang begegnet ist und außerdem die Befürchtung hat, der Revisor würde ihm Inkompetenz vorwerfen?
Ich denke nicht.
Nächster Punkt auf der To-Do-Liste: Smalltalken.
Der Weg dahin, die Leiter der Fachabteilungen davon zu überzeugen, dass wir Revisoren Ihnen eine Hilfe sein können, läuft über Beziehung und Vertrauen.
Doch wie baut man gute Beziehungen zu den Leitern der Fachabteilungen auf?
Sicher nicht in einer Skype-Konferenz mit zehn anderen Teilnehmern aus dem Home-Office!
Denn gute Beziehungen bauen sich im persönlichen Kontakt auf.
Nutzen Sie also die Zeit vor einer möglichen zweiten Corona-Welle und lernen Sie Ihre Stakeholder ein bisschen besser kennen.
Gehen Sie gemeinsam mittagessen.
Halten Sie einen kurzen Smalltalk im Aufzug.
Oder gratulieren Sie einem Kollegen zum Geburtstag.
Dass die Beziehung zwischen uns Revisoren und den Leitern der Fachabteilung dabei an eine natürliche Grenze stoßen, ist klar.
Wie Sie trotzdem eine gute Beziehung aufbauen, ohne dabei zu persönlich zu werden, können Sie in meinem Artikel über den Umgang mit den Kollegen aus den Fachabteilungen lesen.
Ein weiterer Ansatz für Revisoren, sich auf neue Beschränkungen vorzubereiten ist die frühzeitige Planung von Projekten für die nächsten Monate!
Und die hat mehrere Vorteile:
Einer davon ist, dass Sie durch eine gute Planung möglicherweise vermeiden können, in Kurzarbeit geschickt zu werden.
Denn ist ein Projekt erst einmal geplant und seine Sinnhaftigkeit belegt, fällt es anderen Parteien deutlich schwerer, dieses wieder abzusagen.
Vor allem, wenn das Projekt in Krisenzeiten verspricht, Kosten zu sparen.
Seien Sie proaktiv und machen Sie Ihrem Vorgesetzten konkrete Vorschläge.
Sprechen Sie nicht nur davon, was man alles machen könnte, sondern arbeiten Sie konkrete Pläne aus.
So merkt Ihr Vorgesetzter, dass Sie sich sinnvolle Gedanken gemacht haben und kann Sie weniger gut auf später vertrösten.
Wenn der erste Wurf für ein Projekt außerdem von Ihnen kommt, haben Sie die Möglichkeit, dieses auch nach Ihren Vorstellungen zu gestalten.
Denn steht das Grundgerüst erst einmal, wird das Projekt meist aufgrund des Feedbacks von anderen Stellen nur noch angepasst, aber nicht mehr grundlegend verändert.
Besser noch: Schlagen Sie gleich einen Zeitplan mit konkreten Terminen vor – das erhöht die Verbindlichkeit und erschwert eine Absage des Projekts.
Kommunikation ist in Krisenzeiten das A&O.
Ein weiter Vorteil der frühen Planung ist, dass Stakeholder rechtzeitig informiert werden und eventuell entstehende Schwierigkeiten schon jetzt beseitigt werden können.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie und Ihre Kollegen müssen wieder ins Home-Office – aber wichtige Daten sind nicht in digitalisierter Form vorhanden.
Besprechen Sie also schon jetzt mit Ihren Stakeholdern die Vorgehensweise im Falle einer erneuten Zuspitzung der Lage.
Machen Sie eine Liste mit den Unterlagen, die Sie voraussichtlich benötigen werden.
So geben Sie den Kollegen aus den Fachabteilungen die Möglichkeit, relevante Akten schon jetzt herauszusuchen, so dass Sie diese dann im Falle eines Falles einfach mit nach Hause nehmen können.
Noch besser: Die Fachabteilungen digitalisieren die Akten im Vorfeld, so dass Sie noch weniger Arbeit haben.
Ein dritter Vorteil der frühen Projektplanung ist die Möglichkeit, in Krisenzeiten nahtlos weiterzuarbeiten.
Denn wenn ich an den ersten Lockdown denke, erinnere ich mich vor allem an eines:
Verwirrung.
So hatte niemand von uns Erfahrung mit einer solchen Krisensituation und es vergingen Tage, teilweise sogar Wochen, bis sich neue Kommunikations- und Arbeitsstrukturen erfolgreich etabliert hatten.
Das Frustrierende daran:
Wichtige Zeit ging verloren.
Und genau das kann bei einer erneuten Zuspitzung vermieden werden – wenn wir jetzt schon planen.
Trotz Krise gilt: Bleiben Sie ruhig ruhig.
Wichtig:
Bleiben Sie bei der Vorbereitung auf eine mögliche erneute Zuspitzung der Lage so ruhig wie möglich.
Denn wer mit Panik und Druck an die Kollegen und Vorgesetzten herantritt, wird meist nur schwer etwas erreichen.
Bleiben Sie sachlich und werden Sie nicht emotional – das wirkt professionell und hilft dabei, Ihre Ziele zu erreichen.
Zum Schluss noch ein privater Ratschlag:
Denken Sie auch an sich – und besorgen Sie sich ein paar gute Bücher oder ein Brettspiel, mit denen Sie sich und Ihrer Familie die Zeit zu Hause erträglicher machen können.
Viel Erfolg dabei!
