Wie Sie mit Gutschriften Ihre Liquiditätsplanung zerlegen

Energieversorgungsunternehmen, die erzeugten Strom von Solaranlagen und Windparks vergüten oder Unternehmen mit vielen Lieferanten, bspw. aus dem Automobilsektor und dem Onlinehandel arbeiten heute zur Arbeitserleichterung im großen Umfang mit Gutschriften. Doch wo lauern eigentlich die Fallstricke?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie bei Fehlern in der Gutschrifterstellung Ihre Liquidität erheblich belasten können oder sich davor schützen, unvorbereitet überrascht zu werden.

Rechnungen spielen insbesondere im Umsatzsteuerrecht eine große Rolle. Fehlende oder unzutreffende gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsangaben (§ 14 Abs. 4 UStG) können beim Leistungsempfänger und damit dem Empfänger der Rechnung zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Mit einer umsatzsteuerlichen Gutschrift kann der Leistungsempfänger auch selbst über die empfangene Leistung mit dem Leistenden abrechnen (§14 Abs. 2 Nr. 2 UStG ). Diese bieten sich in der Praxis immer dort an, wo der Leistungsempfänger die Abrechnungsgrundlagen besser kennt, als der Leistende. Diese Art der Abrechnung muss dabei zwischen beiden Beteiligten im Vorhinein vereinbart sein. Die Besonderheit bei der Ausstellung dieser Gutschrift ist, dass sich der Leistungsempfänger selbst die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug verschafft.

Fehler bei der Ausstellung der Gutschrift können zur Versagung des Vorsteuerabzuges führen.

Das ist immer dann schmerzhaft, wenn dies im Rahmen einer Betriebsprüfung, die in der Regel immer drei Geschäftsjahre umfasst, auffällt. Dann sehen Sie sich hier unter Umständen erheblichen Geldabflüssen an die Finanzbehörden ausgesetzt, dem Sie nur durch entsprechende Korrektur dieser fehlerhaften Gutschriften begegnen können.

Wie funktioniert die Erstellung von Gutschriften im SAP MM?

Das Stichwort für umsatzsteuerlichen Gutschriften lautet hier „ERS“ –„Evaluated Receipt Settlement“ oder auch „Automatische Wareneingangsabrechnung“.

Das ERS eignet sich besonders für das periodische, z.B. tägliche, Erstellen von Abrechnungsbelegen und bietet u.a. den Vorteil, dass Aufwand für manuelle Rechnungsprüfung entfällt sowie Mengen- und Preisabweichungen in der Rechnungsprüfung nicht vorkommen. Der Grobablauf in einem Modul MM sieht dabei wie folgt aus:

Wie sieht ein Quickcheck im SAP bzw. in dem MM Modul aus?

In einem ersten Schritt wird die Tabelle „BKPF“, die die Buchungsbelegköpfe enthält, mit dem Feld „TCODE“ auf die Transaktion „MRRL“ geprüft. Wie oben dargestellt, werden mit dieser Transaktion umsatzsteuerliche Gutschriften in SAP erzeugt. Ergänzend wird noch das Geschäftsjahr (GJAHR), die Belegnummer (BELNR) sowie das Belegdatum (BELDAT) ausgewählt. Für die nachfolgende Auswertung verwenden Sie ganz einfach die Transaktion „DBACOCKPIT“, um mittels dem SQL-Editor aus der Kategorie „Diagnose“ die SQL-Statements direkt auf der Datenbank auszuführen. Das notwendige SQL-Statement zur Analyse der Transaktion „MRRL“ sieht dann wie folgt aus:

SELECT BKPF.GJAHR,BKPF.BELNR, BKPF.BLDAT, BKPF.TCODE WHERE TCODE LIKE 'MRRL'

Diese Ergebnismenge wird durch ein „JOIN“ mit Informationen aus der Tabelle BSEG (Belegsegment) angereichert. Hier ist die Lieferantennummer notwendig (Feld LIFNR). Die WHERE-Klausel am Ende schränkt auf Vorgänge ein, bei denen Lieferantenummern auch hinterlegt sind.

SELECT BKPF.GJAHR,BKPF.BELNR, BKPF.BLDAT, BKPF.TCODE BSEG.LIFNR FROM BKPF
LEFT JOIN BSEG ON (BKPF.MANDT=BSEG.MANDT AND BKPF.GJAHR=BSEG.GJAHR AND BKPF.BELNR=BSEG.BELNR)
WHERE TCODE LIKE 'MRRL' AND BSEG.LIFNR <>''

Abschließend wird ebenfalls mit einem „JOIN“ die hier erhaltenen Ergebnisse noch mit den Lieferantenstammdaten verknüpft. Hier sind das Herkunftsland des Lieferanten (LAND1) sowie die Steuernummer (STENR) bzw. die Umsatzsteueridentifikationsnummer (STCEG) nötig. Die gesamte SQL-Abfrage stellt sich wie folgt dar:

SELECT BKPF.GJAHR,BKPF.BELNR, BKPF.BLDAT, BKPF.TCODE, BSEG.LIFNR, LFA1.LAND1, LFA1.STENR, LFA1.STCEG
FROM BKPF
LEFT JOIN BSEG ON (BKPF.MANDT=BSEG.MANDT AND BKPF.GJAHR=BSEG.GJAHR AND BKPF.BELNR=BSEG.BELNR)
LEFT JOIN LFA1 ON (BKPF.MANDT=LFA1.MANDT AND BSEG.LIFNR=LFA1.LIFNR)
WHERE TCODE LIKE 'MRRL' AND BSEG.LIFNR <>''

Für das genutzte SAP-Testsystem liefert die Abfrage das folgende Ergebnis:

Hier fällt auf, dass bis auf einen einzigen Beleg in der letzten Zeile, zum heutigen Zeitpunkt bei allen anderen Belegen keine Steuer- bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummern hinterlegt sind.

Herauszustellen bei dieser Indikation ist, dass ein Beleg bspw. vom 03.01.2018 (also der Beleg mit der Belegnummer 5100001297 in der ersten Zeile der Tabelle) mit Lieferantenstammdaten zum Zeitpunkt der Ausführung der Abfrage verknüpft wird. Es handelt sich um eine Indikation, dass hier möglicherweise Stammdaten fehlen.

Unserer Erfahrung nach lässt sich damit gut arbeiten. Ein Blick bspw. in die Änderungsbelege des Lieferanten der ersten Zeile (LIFNR T-K515B22) offenbart dann im Testsystem, dass für diesen Lieferanten seit der Anlage nie eine Steuernummer hinterlegt war. Damit stellt sich also die Frage, welche Steuernummer war auf der Gutschrift angedruckt. Auch der letzte Datensatz ist zumindest bei der Umsatzsteueridentifikationsnummer „DE999999999“ auffällig und sollte ebenfalls geprüft werden.

Sie haben keine Berechtigung für die Transaktion „DBACOCKPIT“ oder verstehen bei SQL nur Bahnhof? – Dann werfen Sie doch mal einen Blick auf zap Audit und vereinbaren einen unverbindlichen Termin!

In zap Audit heißt der Indikator „Gutschrift mit unterschiedlichen Steuerkennzeichen“ und gliedert sich in den Profilen nach der jeweiligen Belegart auf: