Das Jahr neigt sich dem Ende und 51 Prozent aller Deutschen wollen dieses Jahr laut einer Umfrage von Adobe sämtliche Geschenke online bestellen. Ein Großteil der Befragten gibt günstige Preise als wesentlichen Grund für den Online Shoppingwahn an [1]. Aber wie ist es eigentlich um die Bestellungen in Ihrem Unternehmen bestellt? Sind diese immer vom wirtschaftlichen Nutzen geprägt, oder laufen standardisiert ab? Wir zeigen Ihnen, mit welchen Analysen Sie Antworten auf diese Fragen erhalten.
Die Mär vom Standardprozess im Einkauf
Bestellanforderungen, oder die prozessual nachfolgenden Bestellungen haben zunächst keine Auswirkungen auf die GuV, stehen in aller Regel am Anfang eines Einkaufsprozesses und sind trotzdem gespickt mit den verschiedensten Fallstricken. Wie vielseitig diese sein können und welche Analysen im Einkauf nicht nur prozessuale Schwächen aufdecken, sondern auch wirtschaftliche Auswirkungen haben, stellen wir Ihnen nachfolgend vor.
Prozessuale Schwächen im SAP Einkauf
Bevor wir auf die wirtschaftlichen Aspekte der Datenanalyse von Bestellungen in SAP eingehen, widmen wir uns zunächst der Prozessstandardisierung. Bei der Analyse der Prozessstandardisierung geht es im Wesentlichen darum, diejenigen Geschäftsaktivitäten im Prozess ausfindig zu machen, die nicht dem Standard gefolgt sind. Bei den ersten Lesern unter Ihnen klingelt im Hinterkopf schon irgendwie das Wort „Ausreißeranalyse“, aber leider ist es häufiger als gedacht keine Ausreißeranalyse mehr, sondern die systematische Umgehung von Standardprozessen. Zu dieser Art von Analysen gehören z.B.:
| Indikator | Beschreibung | Risiko |
|---|---|---|
| Bestellung vor Bestellanforderung | Zeitlich wurde eine Bestellanforderung nach der Bestellung angelegt. | Nicht ordnungsgemäßer Einkaufsprozess / Umgehung von Genehmigungen |
| Belege ohne Bestellbezug wider Erwarten | Weniger als 30% der Rechnungswesenbelege mit einer bestimmten Belegart weisen keinen Bestellbezug auf. | Umgehung von Standardprozessen |
| Belege mit Bestellbezug wider Erwarten | Weniger als 20% der Rechnungswesenbelege mit einer bestimmten Belegart haben einen Bestellbezug wider Erwarten. | Einkaufsprozess findet auf unübliche Art und Weise statt |
| Mehrfachnutzung von Bestellungen | Mind. drei verschiedene Rechnungswesenbelege referenzieren eine Bestellung mit einer Zeitspanne von von mehr als 90 Tagen zw. den Belegen | Umgehung normaler Beschaffungsprozesse oder Genehmigungsschritte. Umgehung von Rahmenkontrakten |
| Wareneingänge ohne Bestellungen | Verwendung der Bewegungsart 501, die für „Wareneingang ohne Bestellung“ steht | Erschwerte Rechnungsprüfung, aufgrund fehlender Bestellung |
Damit haben wir schon einmal 5 Datenanalysen aufgezeigt, die gar nicht so trivial umzusetzen sind. Ohne einen prozessualen Zusammenhang lassen sich Aussagen über die Reihenfolge von Geschäftsaktivitäten nämlich nicht treffen. SAP verwendet allerdings einen Ausgleichsmechanismus bei Belegen mit offenen Posten, sodass eine Rekonstruktion von Geschäftsprozessen unter Vernachlässigung des Aufwands durchaus möglich ist. Das bedeutet, dass jeder Beleg, der einen anderen Beleg ausgleicht eine Referenz auf seinen Vorgänger hält. Diese Referenz nutzt unser Financial Process Mining Algorithmus, um die Prozesse in Ihrem SAP System vollautomatisiert zu rekonstruieren.
Erst wenn die Prozesse vollständig rekonstruiert wurden, kann analysiert werden welche Aktivität im Prozess vor oder nach einer anderen ausgeführt wurde. Das kann entweder mittels einfachem „Hinsehen“ geschehen, oder aufgrund einer gewissen Komplexität mit einem weiteren Algorithmus bewerkstelligt werden.
Wenn im Einkauf Geld verschwendet wird
Nachdem wir einen Blick auf prozessuale Schwächen gelegt haben, widmen wir uns jetzt der Untersuchung der Wirtschaftlichkeit. Dabei wollen wir im Detail nicht auf Doppelzahlungen eingehen, die wir bereits letzte Woche ausführlich dargestellt haben, sondern auf Analysen, die initial nicht immer den „dicken Fisch“ zu Tage bringen, aber unter dem Motto „Kleinvieh macht auch Mist“ zu verbuchen sind. Ein Paradebeispiel in diesem Zusammenhang sind wohl die Zahlungsbedingungen in SAP. Vereinzelt fehlende Zahlungsbedingungen mag der ein oder andere leichtfertig abtun, aber was ist, wenn über die Jahre mehrere hundert Bestellungen ohne Zahlungsbedingungen getätigt wurden? -dann kann sehr schnell eine beachtliche Summe zusammenkommen. Fassen wir die Analysen aus zap Audit im Bereich der Wirtschaftlichkeit also einmal zusammen:
| Indikator | Beschreibung | Risiko |
|---|---|---|
| Bestellungen mit fehlenden oder unvollständigen Zahlungsbedingungen | Belege mit fehlerhaften oder fehlenden Zahlungsbedingungen | Verlorene Skontobeträge |
| Bestellung ohne Ausschreibung | Mind. 50% einer bestimmten Einkaufsbelegart verweisen auf eine Ausschreibung. Bei anderen Bestellungen fehlt dieser Bezug zu einer Ausschreibung jedoch | Unterbliebene Ausschreibungen, Möglichkeit der Kosteneinsparung |
| Bestellung mit und ohne Rahmenvertrag | Ein bestimmtes Material wird mit und ohne Rahmenvertrag bestellt | Verwendung unterschiedlicher Einkaufskonditionen |
| Mögliche Doppelzahlungen | Doppelt bezahlte Rechnungen | Mehrfache Bezahlung von Rechnungen und dadurch Abfluss von Liquidität |
| Mögliche CPD Doppelzahlungen | Doppelt bezahlte CPD Rechnung | Mehrfache Bezahlung von CPD Rechnungen und dadurch Abfluss von Liquidität |
Wie Sie sehen gibt es noch weitere Möglichkeiten im Einkauf nach Geld zu suchen, als die altbekannten Doppelzahlungen. Unterschätzen Sie die Zahlungsbedingungen nicht. Speziell, wenn der Einkauf nicht zentral organisiert ist, dann kann es sehr schnell zu erheblichen Unterschieden kommen. Egal, ob es der „Nasenfaktor“, oder das Verhandlungsgeschick des jeweiligen Mitarbeiters im Einkauf war, diese Analyse offenbart sehr häufig ungenutztes Potential.
Neben der Prozessstandardisierung und Wirtschaftlichkeit überprüft unsere zap Audit Software im Einkauf den Bereiche der Ordnungsmäßigkeit. Wenn Sie mehr über die automatisierten Prüfungsfragen von zap Audit erfahren wollen, erhalten Sie unter folgendem Link alle Einkaufsindikatoren:
Sollte Ihnen eine Analyse fehlen, so melden Sie sich bei uns ganz einfach hier.
Ich hoffe damit habe ich Ihnen nicht die Lust am Bestellen genommen und verabschiede mich mit weiteren spannenden Blog Artikeln bis zur ersten Januarwoche im neuen Jahr und wünsche einen ruhigen und entspannten Ausklang des Jahres.
[1] http://t3n.de/news/weihnachtsgeschaeft-online-handel-e-commerce-873720/
