In dem heutigen Blog Post zeige ich Ihnen, wie man die Analyse von hohen Eingangsrechnungen aus dem 2. Teil dieser Serie mit Hilfe von Excel umsetzen kann. Leicht verständlich und für jedermann zum Nachmachen.
Teil 3 der Serie: „Eingangsrechnung mit hoher Rechnungssumme“
1. Darauf sollten Topmanager bei der SAP Rechnungsprüfung achten
2. Jetzt wird es ernst: Was sind wirklich hohe Rechnungsbeträge?
3. Anleitung zur Analyse hoher Rechnungssummen
4. Die zwei Grafiken zur Prüfung von Eingangsrechnungen
Zusammenfassung der Hintergründe
Eingangsrechnungen mit hoher Rechnungssumme sind für den Revisor auf den ersten Blick nichts Ungewöhnliches. Darauf zielt diese Analyse aber auch gar nicht ab. Vielmehr geht es darum die außergewöhnlich hohen Rechnungssummen zu identifizieren, die man allgemein auch als Ausreißer bezeichnen würde. Wie sich ein statistischer Ausreißer in diesem Zusammenhang definiert, hat der Prof. Dr. bereits im 2. Teil dieser Serie erklärt:
Eine Eingangsrechnung eines Lieferanten ist ungewöhnlich hoch, wenn die Rechnungssumme über dem Mittelwert der Rechnungssummen dieses Lieferanten plus dem sechsfachen der Standardabweichung der Rechnungssummen dieses Lieferanten liegt.
Anleitung zur Analyse hoher Rechnungssummen
In der nachfolgenden Excel Anleitung möchte ich Ihnen leicht verständlich aufzeigen, dass die Matheformeln aus der letzten Serie gar nicht so unverständlich sind, wie sie den Anschein haben.
Betrachtet man die zuvor genannte Definition kann man die Auswertung ganz einfach in Unteraufgaben aufteilen. An dieser Stelle fühle ich mich in meine Schulzeit zurückversetzt, wo man diverse Textaufgaben im Matheunterricht lösen musste und sich andauernd gefragt hat, wer sich solch einen Unsinn nur ausdenkt, wie zum Beispiel:
„Klaus und Martina fahren aus 110 km entfernten Orten gleichzeitig aufeinander zu. Klaus legt dabei 120 km pro Stunde zurück und Martina 100 km. Wo treffen sich die beiden?“
Der mathematisch Veranlagte unter Ihnen wird sich jetzt vermutlich kurz über die Aufgabenstellung Gedanken, oder Notizen machen und zu dem Ergebnis kommen, dass Klaus 10km weiterfährt als Martina. Alle anderen würden vermutlich sagen: Natürlich an dem vereinbarten Treffpunkt.
Ok, genug Nostalgie an dieser Stelle. Widmen wir uns wieder der mathematischen Betrachtung der hohen Rechnungssummen. Teilen wir also die Definition in Unteraufgaben:
- Berechnung des Mittelwerts für alle Eingangsrechnungen eines bestimmten Lieferanten / Kreditor
- Berechnung der Standardabweichung aller Rechnungssummen eines Kreditors.
- Addition des Mittelwerts mit dem sechsfachen der Standardabweichung
Bevor Sie jetzt anfangen in den tiefen Ihrer Mathebücher zu suchen, sind hier die Formeln für den Mittelwert und die Standardabweichung:
Der Mittelwert (arithmetisches Mittel) ist im Volksmund der „Durchschnitt“. Man summiert alle Werte und dividiert durch die Anzahl der Werte, oder:
Dabei ist:
n = Anzahl der Werte
xi = Wert
Die Standardabweichung hingegen beschreibt wie weit ein Wert um den Mittelwert streut und wird folgendermaßen berechnet:
Dabei ist:
n = Anzahl der Werte
xi = Wert
x = Mittelwert
An dieser Stelle müssen Sie in Excel natürlich nicht alle Werte einzeln berechnen, sondern können sich der Funktionen =MITTELWERT() und =STABW() bedienen. Damit sieht die Formel in Excel gar nicht mehr so schlimm aus wie zuvor dargestellt:
=MITTELWERT(Auswahlbereich)+6*STABW(Auswahlbereich)
Die 6 in der Gleichung beschreibt das sechsfache der Standardabweichung, wobei Sie an dieser Stelle selbst definieren können, was für sie eigentlich ein Ausreißer darstellt. Mit Hilfe der Tabelle in Teil 2 dieser Serie können Sie diesen Wert Ihren Ansprüchen, oder Auffassungen nach anpassen und so Ihren eigenen Schwellenwert definieren.
Natürlich sollten Sie für diese Analyse immer nur einen Kreditor zurzeit betrachten und eine ausreichende Menge an Eingangsrechnungen vorhalten, da ein einziger statistischer Ausreißer bei z.B. 10 Rechnungen den Mittelwert so extrem beeinflusst, dass die Analyse hinfällig ist.
Was sind Ihre Erfahrungen im Bereich des Einkaufsaudits und der Analyse von hohen Rechnungssummen? War es bislang ein Bestandteil, oder wurde es eher stiefmütterlich behandelt?
