Vor Ihnen liegt mal wieder ein riesen Stapel an Rechnungen, die erfasst werden müssen? Da drängen sich aus Sicht der Revision doch schnell die folgenden Fragen auf: Wie lange darf man Belege liegen lassen, bevor sie im Rechnungswesen eingebucht werden müssen? Gibt es überhaupt eine Pflicht, dies zeitnah zu tun oder ist das jeder Firma mehr oder weniger selbst überlassen? Die Antwort auf diese Fragen lautet…
ganz eindeutig: Sie müssen es zeitnah buchen. Das fordern schon die prominenten und wohlbekannten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Da gibt es gar keinen Zweifel!
Nach dem Studium dieses kurzen Beitrags wissen Sie:
- Was die gesetzlichen Anforderungen an eine zeitnahe Verbuchung sind und woher diese stammen und
- wie Sie in SAP herausfinden, ob die Geschäftsvorfälle tatsächlich zeitnah verbucht wurden.
Teil 1 der Serie: „Die zeitnahe Erfassung von Buchungen in SAP“
1. Was du heute kannst besorgen… zeitnahe Erfassung von Buchungen in SAP
2. Quick Guide: 3 Schritte zur Ermittlung von zeitnahen Erfassungen
3. Analyse der kontinuierlichen zeitnahen Erfassung von Buchungen
4. So bemerken Sie, welche Geschäftsvorfälle länger liegen bleiben
Warum sollte man Geschäftsvorfälle zeitnah verbuchen?
Wie schon erwähnt gehört die zeitnahe Verbuchung zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Konkretisiert werden diese in den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), zuletzt vom 14. November 2014, herausgegeben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF).
Wo findet man die aktuelle Fassung der GoBD?
Die GoBD steht auf den Seiten des Bundesministeriums der Finanzen zum freien Download zur Verfügung. Über diesen Link gelangen Sie direkt zur aktuellen Version der GoBD:
Auf Seite 11 Teilziffer (Tz.) 46 steht:
„Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen. Nach den GoB müssen die Geschäftsvorfälle grundsätzlich laufend gebucht werden (Journal). Es widerspricht dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und nach Ablauf einer langen Zeit auf Grund dieser Belege die Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern einzutragen“ (GoBD Tz. 46)
Also: Erstmal auf den großen Haufen und dann irgendwann einbuchen ist keine Option!
Weiterhin heißt es:
„Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorganges und seiner laufenden Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen ist bedenklich. Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich (vgl. BFH-Urteil vom 2. Oktober 1968, BStBl 1969 II S. 157; BFH-Urteil vom 26. März 1968, BStBl II S. 527 zu Verbindlichkeiten und zu Debitoren). Wegen der Forderung nach zeitnaher chronologischer Erfassung der Geschäftsvorfälle ist zu verhindern, dass die Geschäftsvorfälle buchmäßig für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden und sich hierdurch die Möglichkeit eröffnet, sie später anders darzustellen, als sie richtigerweise darzustellen gewesen wären, oder sie ganz außer Betracht zu lassen und im privaten, sich in der Buchführung nicht niederschlagenden Bereich abzuwickeln. Bei zeitlichen Abständen zwischen der Entstehung eines Geschäftsvorfalls und seiner Erfassung sind daher geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit zu treffen.“ (Tz. 47)
Also: Zehn Tage Erfassungsdauer sind wohl noch in Ordnung!
Wer genau wissen will, wo es im Gesetz steht – hier für unsere der Jurisprudenz zugeneigten Leser: § 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB.
In zap Audit haben wir eine Methode zur Analyse von zeitnahen Erfassungen bereits integriert, sodass Sie keine Belegarten, Buchungsdaten oder ähnliches manuell nachgucken müssen. Außerdem ist unsere Analyse ausgereifter, mit Business Intelligence Methoden versehen und wird fortlaufend verbessert. Lassen Sie zap Audit alles automatisieren, dass sich automatisieren lässt und nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit, um das zu auditieren, was wirklich auditiert werden muss.
