Automatischer Datendownload aus Ihrem SAP System

zap Audit arbeitet nicht auf dem Produktivsystem von SAP, sondern auf einer Kopie der relevanten Daten außerhalb von SAP. Dafür werden die benötigten Daten aus Ihrem SAP System in eine eigene zap Audit Datenbank extrahiert. Sie müssen für den Datenabzug keinerlei Installationen im SAP System durchführen. Der Betrieb Ihres SAP Systems wird so weder durch den Datenabzug noch durch SAP Updates beeinträchtigt.

Um loszulegen benötigen Sie:

• einen SAP Nutzer mit lesenden Zugriffsrechten,
• den SAP Java Connector (SAP JCo) in der 64 bit Version und
• die Verbindungsdaten zu Ihrem SAP System. Sofern Sie das SAP Logon Pad allerdings installiert haben, können die Verbindungsdaten automatisch von zap Audit ermittelt werden.

Weniger technisch aufwändig geht es nicht!

Innerhalb von zap Audit sind die Datenanalysen in Projekten organisiert. Als Untersuchungsgegenstand eines Projekts dient immer ein Geschäftsjahr eines Buchungskreises. zap Audit lädt dann die Daten genau für den festgelegten Buchungskreis und Geschäftsjahr herunter und pseudonymisiert vollautomatisch alle personenbezogenen Daten, bevor die Daten in die zap Audit eigene Datenbank geschrieben werden. Diese befindet sich auf Ihrer eigenen Hardware und wir haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihre Daten.

Rekonstruktion der SAP Prozesse

Bevor zap Audit mit der Prüfung der Geschäftsvorfälle beginnt, rekonstruiert der Financial Process Mining Algorithmus zunächst alle Prozesse, die zu einer Buchung im Rechnungswesen geführt haben. Dieses vollautomatisierte Prüfungsvorgehen von zap Audit spiegelt den konventionellen Prüfungsansatz wieder, in dem zunächst der Prozess erhoben und dann mit der eigentlichen Prüfung begonnen wird.

Unser Financial Process Mining Algorithmus wurde an der Universität Hamburg erforscht und von uns seit 2012 zur Perfektion weiterentwickelt. Im Unterschied zu vielen anderen Process Mining Methoden arbeitet unser Algorithmus vollautomatisch und rekonstruiert vollständig alle Prozesse, die zu einer Buchung im Rechnungswesen geführt haben.

Es werden jedoch nicht nur alle Belege Ihres Rechnungswesens in dem Process Mining berücksichtigt, sondern darüber hinaus auch die folgenden Geschäftsvorfälle außerhalb des Rechnungswesens:

• Bestellanforderungen (SAP MM)
• Bestellungen (SAP MM)
• Aufträge (SAP SD)
• Lieferungen (SAP SD)
• Faktura im Vertrieb (SAP SD)
• Anlagenbuchhaltung
• Änderungsbelege und
• Stammdatenänderungen (Kreditoren, Debitoren, Anlagen)

In diesem Schritt des Prüfungsvorgehens werden somit alle Prozessabläufe (auch genannt „Sequenzen“) automatisiert „End-to-End“ rekonstruiert.

Die Sequenz ist die informatorische Grundlage für eine moderne, risikoorientierte Prozessprüfung und somit ein wesentlicher Baustein für die Digitalisierung der Prüfung.

Prüfung aller Prozesse und Belege

Nachdem unser Financial Process Mining Algorithmus die Prozesse rekonstruiert hat, beginnt die automatisierte Prüfung aller Prozesse und Belege durch unsere Indikatoren.

Indikatoren repräsentieren relevante Prüfungsfragestellungen, die wir trotz hoher Abstraktion soweit konkretisiert haben, dass die Datenprüfung in jedem SAP System weltweit funktioniert.

Jeder Indikator hat genau ein Prüfungsziel und ist einem Prozess und einem Prozessbereich zugeordnet und entspricht somit der bewährten, prozessorientierten Prüfungssystematik.

Beispiele für die vielseitigen Indikatoren für die Prüfung der Einkaufsprozesse, Verkaufsprozesse, Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und Zugriffsberechtigungen sind:

• Funktionstrennungskonflikte
• Aufwand an Bank Buchungen
• Nachträglich angepasste Bestellungen
• Änderungen der Bankverbindung während des Prozesses
• Skontoverluste

Gefundene Indikationen stehen bei zap Audit nicht zusammenhangslos nebeneinander, sondern werden durch die Sequenz in einen prozessualen Kontext gesetzt. Auf diese Weise wird identifiziert, ob mehrere Indikatoren gleichzeitig in einem Prozess vorkommen. False Positives werden genau durch diesen Zusammenhang ebenfalls effektiv reduziert.

Genau dieser Aspekt ist prägend für unsere Prüfungsmethodik: Aufgrund mehrerer kombinierter Indikatoren lassen sich die kritischsten Varianten, Belege, Lieferanten und Kunden schnell identifizieren.

Hier beginnt Ihre Prüfung!

Nachdem die Algorithmen ihre Arbeit getan haben, beginnt der spannendste Teil von zap Audit – das Professional Judgement.

Unsere Indikatoren sind so konzipiert, dass Sie auf jedem SAP System der Welt funktionieren. Die Würdigung der Indikatorenergebnisse (Indikationen / Feststellungen) im Gesamtkontext des geprüften Unternehmens obliegt nun dem versierten Prüfer.

zap Audit bedeutet insofern keineswegs den Ersatz des Prüfers durch die Maschine!

Die zeitgemäße Datenanalyse leitet den Prüfer durch die wesentlichen Sachverhalte, reichert diese mit den notwendigen Informationen an und ermöglicht die Finalisierung und Dokumentation des Prüfungsurteils in einer nutzerfreundlichen Oberfläche.

Was bedeutet das konkret?

In 5 einfachen Schritten gelingt die Prüfung mit zap Audit:

1. Kennenlernen des Datensatzes im Dashboard
2. Sichtung und Überblick über die Indikatoren und Feststellungen gewinnen
3. Priorisierung von Indikatoren (z.B. out-of-scope)
4. Auswertung von Problemgruppen (Profilen), Indikatorenergebnisse ordnen und sinnvoll gliedern
5. Bewertung von Profilen, Dokumenten oder Prozessmodellen, die immer aus fachlicher Sicht dargestellt werden

Diese in zap Audit integrierte Prüfungsmethodik im Professional Judgement hilft dem Prüfer mehr zu einem fachlich versierten Moderator im Audit Prozess zu werden und nimmt ihm das umfangreiche Handwerk der Datenanalyse ab!

So bleibt mehr Zeit zum Prüfen!

Integration der zap Audit Ergebnisse in Ihren Prüfungsprozess

Die zap Audit Prüfungsergebnisse sind wie folgt unterteilt:

1. zap Audit Indikationen als Ergebnis der vollautomtisierten Datenanalyse
2. Ihr Urteil zu den zap Audit Indikationen als Ergebniss des Professional Judgements inkl. Ihrer Kommentare

Beide Ergebnisse werden durch zap Audit in Form von Excel Exports aufbereitet und stehen Ihnen zur weiteren Bearbeitung in Ihrem Prüfungsprozess zur Verfügung.