Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht – aber ich habe das Gefühl, dass die Weihnachtsferien schon Monate zurückliegen und wir alle bereits wieder voll im Arbeitsalltag drin sind.
Klar, nicht zuletzt auch wegen des Lockdowns stocken jetzt zum Jahresanfang an der einen oder anderen Stelle noch einige Prozesse, aber es ging doch mal wieder schneller los, als ich gedacht hatte.
Dabei ist der Jahresanfang eine ganz wichtige Zeit zum Reflektieren.
Das Ziel:
Die Fehler des letzten Jahres nicht zu wiederholen.
Und die Dinge, die gut liefen genau so weiterzumachen oder sogar noch zu verbessern.
Das gilt auch für uns bei zapliance:
So haben wir die letzten Wochen genutzt, um 2020 Revue passieren zu lassen.
Wir haben reflektiert, ob unsere Abläufe noch zu unserem gewachsenen Team passen, ob die Zuständigkeiten so noch sinnvoll sind und wie Teams besser organisiert werden können.
Aber auch unseren Blog haben wir geprüft – und den Content für die kommenden Monate noch besser auf unsere Leser abgestimmt.
Wir sind zufrieden mit dem Ergebnis! Und hoffen, dass Sie das auch sein werden.
Die ersten Schritte in 2021 sind also gemacht und für uns ist es an der Zeit, mit dem Blog wieder voll durchzustarten.
Deswegen habe ich mich – inspiriert von den letzten Wochen – entschieden, diesen Artikel dem Start ins neue Jahr zu widmen.
Genau genommen dem 4-Schritte-Plan, den ich für die Analyse des letzten Jahres genutzt habe.
Und auch wenn es jetzt bei Ihnen vielleicht schon wieder hektisch zugeht, empfehle ich Ihnen trotzdem, kurz innezuhalten und sich noch einmal das letzte Jahr durch den Kopf gehen zu lassen:
Wie lief die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und dem Chef?
Konnten Sie sich auf die anderen verlassen, oder haben Sie die Arbeit lieber selbst gemacht?
Waren die Aufgaben klar verteilt oder kam es immer wieder zu Überschneidungen?
Wie lief es mit Deadlines – wurden sie eingehalten oder hatten Sie den Eindruck, dass Stichtage nur eine Formalität waren, an die sich sowieso niemand gehalten hat?
Und wie sah es eigentlich mit den eigenen Kompetenzen aus?
Waren Sie jeder Situation gewachsen oder hatten Sie immer wieder das Gefühl, über Schwächen in einem bestimmten Bereich zu stolpern?
Analysieren statt ignorieren!
Wie auch immer es bei Ihnen aussah – eine Analyse des letzten Jahres schadet nie.
Denn so können auch Sachverhalte aufgedeckt werden, die Sie gar nicht auf dem Schirm hatten – die sie aber das ganze Jahr über unbewusst gestört haben.
Ich selbst gehe bei dieser Analyse nach einem 4-Schritte-Plan vor – und der geht wie folgt:
- Erstellung einer Liste mit relevanten Situationen
- Analyse der Situationen
- Bewertung
- Erarbeiten und Umsetzen von Lösungen
Im ersten Schritt mache ich also eine Liste von all den Situationen, die mir aus dem letzten Jahr in Erinnerung geblieben sind – sowohl von denen, wo etwas nicht funktioniert hat wie auch von denen, wo etwas gut geklappt hat.
Was hilft, wenn man sich nicht mehr an jede einzelne Situation erinnert:
Durchforsten Sie ruhig auch mal Ihren Kalender vom letzten Jahr – sie werden wahrscheinlich auf unzählige kleinere Projekte stoßen, die Sie vielleicht schon vergessen hatten.
Zum Beispiel auf eine Anfrage bei einer Fachabteilung, die bis zum Ende des Projekts unbeantwortet blieb.
Im nächsten Schritt – der Analyse der Situationen – gilt es nun, sich genau anzuschauen, was in dieser Situation gut oder schlecht lief.
Gab es in der Vergangenheit schon einmal ähnlich erfolgreiche bzw. nicht zufriedenstellende Prozesse?
Waren noch andere involviert – oder nur man selbst?
Gab es einen Auslöser für den Erfolg oder die Schwierigkeiten?
Was wurde unternommen – und was nicht?
Vergessen Sie nicht, auch zwischen den Situationen Querverbindungen herzustellen:
Gab es andere Ereignisse, die damit zusammenhingen oder daraus resultierten?
Oder die möglicherweise nach dem gleichen Schema abgelaufen sind?
Bezogen auf das Beispiel der unbeantworteten Anfrage der Fachabteilung könnte sich bei einer Analyse zeigen, dass die Mail an den Leiter der Fachabteilung sehr knapp formuliert war und weder eine Deadline noch ein Grund für die Anfrage genannt wurden.
Außerdem erfolgte kein Nachhaken über eine zweite Mail oder einen Anruf.
Keine Angst vor Bewertung!
Im dritten Schritt – der Bewertung – werden die gesammelten Situationen nun eingeordnet.
Handelt es sich um Situationen, die aufgrund eines glücklichen oder unglücklichen Zufalls einmalig eingetreten sind?
Oder geht es um Situationen, die sich häufig wiederholen und denen ein Muster zugrunde liegt?
Arbeiten Sie mit den Situationen weiter, die zur zweiten Gruppe gehören, denn da können Sie wirklich etwas verändern.
Ganz wichtig:
Vergessen Sie an dieser Stelle nicht, auch die positiven Situationen zu bewerten.
Denn es ist nicht nur so, dass Lob gerne vergessen wird – gleichzeitig aber auch wichtig für das eigene Effizienzempfinden ist.
Es ist auch so, dass Verhalten aus erfolgreich gemeisterten Situationen auf solche übertragen werden kann, die nicht so gut liefen.
Bezogen auf das Beispiel könnte sich herausstellen, dass die fehlende Informationsübermittlung aus dieser Fachabteilung kein Einzelfall ist.
So kam es auch bei vergangenen Projekten immer wieder dazu, dass Sie auf Anfragen an diese Fachabteilung keine oder nur verspätete Antwort erhielten – unabhängig davon, ob der Leiter oder ein Mitarbeiter kontaktiert wurde.
Jede Lösung ist anders – aber jede hilft.
Im vierten Schritt – dem Erarbeiten von Lösungen – geht es nun darum, dafür zu sorgen, dass gut gemeisterte Situationen weiterhin zufriedenstellend oder noch besser bearbeitet werden.
Und dass Situationen, die unbefriedigend verlaufen sind, in Zukunft anders laufen.
Bei letzterem handelt es sich um individuelle Lösungen, für die ich hier leider keine Gebrauchsanweisung geben kann.
Oft hilfreich:
Fragen Sie Kollegen um Rat, wie diese die Situation lösen würden.
Beziehen Sie bei der Lösungsfindung außerdem alle Personen mit ein, die Sie im zweiten Schritt bereits identifiziert haben.
Fragen sie diese, was aus deren Sicht nicht so gut gelaufen ist und versuchen Sie auch, deren Perspektive zu verstehen – das kann bei der Lösungsfindung ungemein helfen.
Im herangezogenen Beispiel würde sich im Gespräch mit Leiter und Mitarbeitern der Fachabteilung möglicherweise herausstellen, dass großes Misstrauen gegenüber der Revision herrscht.
Oder dass in der Abteilung ein so hohes E-Mail-Aufkommen herrscht, dass ein Anruf die zielführendere Option wäre.
Erarbeiten Sie also gemeinsam ein Prozedere, das die zukünftige Zusammenarbeit verbessert.
Dazu könnten vertrauensbildende Maßnahmen wie ein persönliches Kennenlernen im Rahmen einer Selbstvorstellung zählen.
Oder auch die Vereinbarung, dass in der Betreffzeile von E-Mails an die Fachabteilung eine bestimmte Formulierung verwendet wird, so dass die Bedeutung für die Revision klar wird.
Reflektion hilft in vielen Lebensbereichen.
Praktisch:
Dieser Vier-Schritte-Plan kann auch im Privatleben eingesetzt werden – natürlich weniger analytisch und „streng“.
Zum Beispiel, wenn Sie das Gefühl haben, Ihre Kinder im letzten Jahr unter der Woche zu wenig gesehen zu haben.
Auch hilfreich für die Reflektion des letzten Jahres:
Zum einen die OKR-Methode, mit der Sie Ihre arbeitsbezogenen Ziele überprüfen können.
Und bei der Karriereplanung hilft das IIA-Framework – über beide Methoden habe ich bereits Artikel verfasst.
